Teilnehmende können über die DigitalCheckIn-App eine Entschuldigung einreichen: Hier geht’s zu Anleitung
Die eingereichten Daten der Entschuldigung werden erst in das System übernommen, wenn der Vorgang durch den Träger genehmigt wurde. In diesem Artikel erfahren Sie wie Sie den Umgang mit Entschuldigungs-Vorgängen konfigurieren können und wie Sie die Entschuldigungen genehmigen können.
Entschuldigungs-Vorgänge konfigurieren
Das Konfigurieren der Vorgänge muss nur einmalig je Vorgangs-Typ durchgeführt werden.
Unter Vorgänge > Konfiguration kann konfiguriert werden, bei welchem Vorgangsstatus die Entschuldigung in das System übernommen werden. Bei Einreichung durch den Teilnehmenden hat der Vorgang den Status „Eingereicht“. Der Status kann manuell durch den Träger geändert werden.
Legen Sie eine Aktion unter Vorgänge > Konfiguration an und geben Sie folgende Parameter ein. In diesem Fall werden die Daten des Vorgangs übernommen, sobald der Vorgang den Status „Abgeschlossen“ erreicht hat.
Benachrichtigungen einrichten für eingereichte Entschuldigungen
Wir empfehlen, eine Benachrichtigung einzurichten. Dadurch erhalten Sie eine E-Mail, wenn ein Teilnehmender einen Entschuldigungs-Vorgang eingereicht hat.
Diese können Sie ebenfalls unter Vorgänge > Konfiguration anlegen, indem Sie eine Aktion mit folgenden Parametern anlegen. Den Betreff und die E-Mail-Adresse können Sie frei wählen:
Entschuldigungs-Vorgänge bearbeiten
1. Unter „Vorgänge“ einen Vorgang bearbeiten
2. Daten der Entschuldigung prüfen
Im Reiter „Dateien“ sind möglicherweise Dateien hochgeladen, z.B. ein Attest
3. Optional: Vorgang kommentieren
- Bearbeitungskommentar: Dieser Kommentar wird nur intern angezeigt
- Rückmeldung an Ersteller: Diese Rückmeldung kann der Teilnehmende in der App einsehen
4. Vorgangsstatus bearbeiten
Klicken Sie auf den Button „Speichern und Status ändern“ und wählen Sie aus:
- Bearbeitung beenden: Änderungen werden übernommen, Status geht in „Teilbearbeitet“ über
- Rückfrage: Wenn der Teilnehmende eine Rückmeldung bekommen soll, z.B. Attest fehlt, bitte nachreichen
- Vorgang ablehnen: Daten werden nicht ins System übernommen
- Vorgang abschließen: Status geht in „Abgeschlossen“ über und Daten der Entschuldigung werden ins System übernommen (je nach Konfiguration, siehe Anleitung oben)
