Digitale Anwesenheitsliste – Vorteile & Umsetzung

  • Einfach & effizient: Anwesenheitslisten digital und automatisiert erstellen

  • Immer aktuell: Durch Datenübertragung in Echtzeit laufend auf dem neuesten Stand.

  • Keine Papierlisten nötig: Mit unserer digitalen Lösung sind physische Listen Geschichte.

Digitale Anwesenheitskontrolle bei DigitalCheckIn.

Warum sollte man Anwesenheitslisten digitalisieren?

Sie sind sich noch unsicher, ob Sie Ihre Teilnehmerlisten digitalisieren wollen? Hier sind Vorteile einer digitalen Anwesenheitsliste im Vergleich zu einer herkömmlichen Liste auf Papier.

Wechsel von Papierliste zu digitalem Prozess

weniger Aufwand

Manuelle, zeitintensive Arbeitsschritte für die Verwaltungskraft entfallen. Dazu zählen bspw. das Erstellen, das Aktualisieren, Einscannen, Daten übertragen.

immer aktuell

Alle Daten werden in Echtzeit an den Server übertragen. Damit ist die digitale Anwesenheitsliste immer aktuell. So können die Daten jederzeit und unmittelbar nach dem Kurs oder Event eingesehen und weiterverarbeitet werden.

kein Papier

Endlich weniger Papier. Verbessere Deinen ökologischen Fussabdruck und spare hunderte Kilogramm Holz und Wasser. Somit kann Dein Unternehmen oder Organisation einen wichtigen nachhaltigen Beitrag leisten – und das jedes Jahr automatisch.

Berechnung in Echtzeit

Anwesenheits- und auch Fehlzeitenquoten sind oftmals wichtige Informationen. Diese werden mit der digitalen Anwesenheitsliste automatisch berechnet – weil alle Daten in Echtzeit verfügbar sind und Berechnungen somit automatisch ausgeführt werden können.

fälschungssicher

DigitalCheckIn lässt es nicht zu, dass Anwesenheitslisten manipuliert, falsch ausgefüllt oder nachträglich geändert werden. Manuelle Korrekturen durch die Lehrkraft oder den Träger werden revisionssicher getrackt und sind zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar.

signierter Nachweis

Die digitale Anwesenheitsliste wird durch die Lehrkraft jeden Tag zusätzlich digital signiert. Digitale Signaturen sind nur von legitimierten Personen zulässig – und machen die Daten in der digitalen Anwesenheitsliste somit noch sicherer.

Ist eine Papierliste überhaupt datenschutzkonform?

Eine Anwesenheitsliste auf Papier ist in den meisten Fällen gar nicht datenschutzkonform. Oft wird eine Teilnehmerliste durchgereicht und alle Anwesenden der Veranstaltung können die personenbezogenen Daten der Anderen einsehen. Die digitale Anwesenheitsliste von DigitalCheckIn hingegen ist zu 100% datenschutzkonform. Die personenbezogenen Daten können nur über die App des jeweiligen Teilnehmers eingesehen werden. Zu keinem Zeitpunkt können andere Teilnehmende oder Personen Daten Dritter einsehen, weder Name, noch Geburtstdatum, Mitgliedsnummer oder Unterschrift. So einfach, so konform.

Umsetzung mit DigitalCheckIn

Digitale Anwesenheitsliste

Anwesenheitsliste automatisiert erstellen

Teilnehmende weisen selbstständig ihre Anwesenheit per App nach. Anschließend wird die zugehörige Teilnehmerliste online und automatisiert erstellt. Das Bereitstellen & Führen einer physischen Anwesenheitsliste fällt damit weg. Viele administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Anwesenheitslisten in Papierform werden mit unserer digitalen Lösung eliminiert.

In Echtzeit aktualisierte Anwesenheitsliste

Gesendete Daten werden in Echtzeit an den Server übertragen. Dadurch bleibt die digitale Anwesenheitsliste immer auf dem aktuellsten stand – ohne manuellen Aufwand. Wenn beispielsweise ein Teilnehmer in einen Kurs eincheckt, wird dieser als anwesend in der digitalen Anwesenheitsliste angezeigt.

Digitale Anwesenheitsliste
Digitale Anwesenheitsliste

Anwesenheitslisten digital signieren

Beim Check-In wird die Identität der Teilnehmer per Face-ID oder Fingerprint überprüft, wobei ein digital signierter Anwesenheitsnachweis generiert wird. Dieser ist aus fachlicher & rechtlicher Sicht nach der eIDAS-Verordnung mit einer Unterschrift auf Papier gleichzusetzten.

Selbst für manuelle Unterschriften sind keine Papierlisten notwendig. Falls ein Teilnehmender kein Handy zur Verfügung hat, gibt es die Möglichkeit seine Anwesenheit mit einer manuellen E-Signatur zu bestätigen. Dies ist in der Handy-App der Lehrkraft möglich.

Logo von DigitalCheckIn in grau

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Vergessen Sie eine herkömmliche Anwesenheitsliste aus Papier. Verwenden Sie digitale Anwesenheitserfassung für Ihre Kurse & Events.

Der Aufwand im Vergleich – digital vs. analog

Erst auf den zweiten Blick bemerkt man,
dass nahezu alle manuellen Tätigkeiten bei einer digitalen Anwesenheitsliste entfallen.

Tätigkeit Analoge AWL (Papier) Digitale AWL (App, Web)
Erstellen der Anwesenheitsliste je Kurs manuell automatisch
Aktualisieren der Anwesenheitliste (z.B. Nachtragen von TN) manuell automatisch
Versenden der AWL an Lehrkraft per Post/Kurier/Hauspost manuell
Auslegen, Kontrollieren und Einsammeln manuell automatisch
Rückversand der AWL an Verwaltungskraft manuell
Kontrolle der Vollständigkeit je AWL durch Verwaltungskraft manuell automatisch
Archivierung der AWL (z.B. physisches Abheften) manuell
Einscannen der AWL für elektronische Archivierung/Speicherung oder Versand manuell
Versand des Scans je AWL per E-Mail oder Upload manuell
Übertrag der Daten je AWL in führendes System oder anderes Medium manuell
Rücksprache und Fehlerkorrektur je AWL manuell

Kostenloses Infopaket

  • Produktinfo zu DigitalCheckIn

  • Best-practice-Prozess von DigitalCheckIn

  • Checkliste zur Digitalisierung der Anwesenheitserfassung

Infopaket von DigitalCheckIn mit einer Produktübersicht.

FAQs – Häufige Fragen zur digitalen Anwesenheitsliste

Für Teilnehmende ist die Korrektur der erfassten Anwesenheiten nicht möglich. Jedoch können Lehrkräfte und Träger im Nachhinein Anwesenheiten manuell erfassen oder korrigieren.

Ja, die digitale Anwesenheitsliste von DigitalCheckIn erfüllt den Anforderungen einer einfachen und fortgeschrittenen elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung.

Ja, die Handy-App von DigitalCheckIn ist für Lehrkräfte und Teilnehmende kostenlos. Lediglich für die Nutzung der Web-Anwendung fallen kosten für Träger an.

Kein Problem! Der Teilnehmende kann am PC, Tablet oder Handy der Lehrkraft manuell unterzeichnen.

App von DigitalCheckIn in Nahaufnahme

Digitale Anwesenheitsliste per App

Noch nie war es so einfach digital sicher und 100% datenschutzkonform in einen Kurs oder Event einzuchecken. Unsere App macht papierbasierte Anwesenheitslisten überflüssig.

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