Für wen ist die digitale Stechuhr Pflicht?

Im September 2022 wurde vom Bundesarbeitsgericht ein Beschluss zur Arbeitszeiterfassung veröffentlicht. Laut diesem Beschluss sind Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom April 2023 hat den Rahmen der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung genauer beschrieben. Dieser Entwurf besagt, dass die tägliche Arbeitszeit elektronisch erfasst werden muss.

Wer und ab wann muss auf digitale Stechuhr umgestellt werden?

  • ab 2024 Pflicht für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden

  • ab 2025 Pflicht für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden

  • ab 2028 Pflicht für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden

Was muss erfasst werden?

  • Beginn der Arbeitszeit
  • Ende der Arbeitszeit
  • Pausen
  • Überstunden

Warum sollte man Arbeitszeiterfassung digitalisieren?

Sie sind sich noch unsicher, ob Sie Ihre Arbeitszeiterfassung digitalisieren wollen? Hier sind Vorteile einer digitalen Stechuhr im Vergleich zu einem analogen Prozess.

weniger Aufwand

Die digitale Stechuhr automatisiert den Prozess der Arbeitszeiterfassung. Arbeitnehmer können ihre Arbeitszeit schnell und präzise erfassen. Manuelle, zeitintensive Arbeitsschritte für die Verwaltungskraft entfallen.

Echtzeitdaten

Alle digital erfassten Arbeitszeiten werden in Echtzeit an den Server übertragen. Damit ist die digitale Stempeluhr immer aktuell. So können die Daten jederzeit und unmittelbar nach dem Einstempeln des Mitarbeiters eingesehen und weiterverarbeitet werden.

Kostenersparnis

Mit der Einführung einer digitalen Lösung bei der Arbeitszeiterfassung können Unternehmen viele Kosten einsparen. Unter anderem können kosten für Verwaltung, Papierverbrauch und Wartung reduziert werden.

kein Papier

Endlich weniger Papier. Verbessere Deinen ökologischen Fussabdruck und spare hunderte Kilogramm Holz und Wasser. Somit kann Dein Unternehmen oder Organisation einen wichtigen nachhaltigen Beitrag leisten – und das jedes Jahr automatisch.

Flexibilität

Mit der Nutzung von Apps oder NFC-Tags können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit flexibel erfassen. Egal ob im Büro oder Homeoffice – die Erfassung erfolgt für Arbeitnehmer unabhängig vom Standort.

fälschungssicher

Mit der Anwendung von DigitalCheckIn lässt sich die Erfassung der Arbeitszeiten nicht manipulieren. Dadurch kommt es zu weniger Ungenauigkeiten und die Daten haben eine höhere Qualität.

Umsetzung der digitalen Stechuhr mit DigitalCheckIn

Frau erfasst ihre Arbeitszeit auf einem Handy

Arbeitszeiterfassung per App

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit bequem mit der App von DigitalCheckIn erfassen. Dabei kann Kommen, Pause und Gehen über die App ausgewählt werden. Anschließend wird ein QR-Code oder ein NFC-Tag gescannt und die Aktion wird mit einem Zeitstempel im System erfasst.

Eine weitere Funktion der App ist die Krankmeldung. Mitarbeitende könne sich über die App krank melden und optional einen Attest hochladen. Der Arbeitnehmer wird automatisch im System als abwesend markiert.

Arbeitszeiterfassung mit NFC-Tags

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten auf mit einem NFC-Tag erfassen. Dadurch müssen Arbeitnehmer keine App auf ihrem privaten Handy verwenden. Als Hardware werden lediglich NFC-Tags in Form von Karten, Anhängern oder Aufklebern und eine digitale Stempeluhr von DigitalCheckIn benötigt. Der NFC-Tag wird an die digitale Stechuhr gehalten und die ausgewählte Aktion (Kommen, Pause, Gehen) wird im System mit einem Zeitstempel erfasst. Arbeitgeber können die erfassten Arbeitszeiten im System von DigitalCheckIn einsehen und anschließend auswerten oder exportieren.

Person erfasst Arbeitszeit per NFC an einer digitalen Stempeluhr
Frau exportiert Arbeitszeiten aus digitaler Stempeluhr

Auswertung und Export der Arbeitszeiten

Arbeitgeber können die erfassten Arbeitszeiten in Echtzeit über die Web-Anwendung von DigitalCheckIn einsehen. Außerdem können Auswertungen über die erfassten Arbeitszeiten ausgegeben werden. Es gibt auch die Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter als Excel-Datei aus dem System zu exportieren. Krankmeldungen inklusive Atteste der Arbeitnehmer können ebenfalls über die Web-Anwendung von DigitalCheckIn ausgegeben und heruntergeladen werden.

Logo von DigitalCheckIn in grau

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FAQs – Häufige Fragen zur digitalen Stechuhr

Für Mitarbeiter ist die Korrektur der erfassten Arbeitszeiten nicht möglich. Jedoch können Arbeitgeber im Nachhinein Arbeitszeiten hinzufügen oder korrigieren.

Ja, Mitarbeiter können Pausenzeiten bequem per App erfassen.

Ja, die Handy-App von DigitalCheckIn ist kostenlos. Lediglich für die Nutzung der Web-Anwendung fallen kosten für Arbeitgeber an.

Ja, es besteht auch die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per App erfassen, auch wenn sie nicht vor Ort sind.

Mitarbeiter können ihre Handys nutzen, um mit der DigitalCheckIn-App ihre Anwesenheit zu erfassen. Wir empfehlen vor Ort Checkpoint-Tablets zu platzieren, an denen sich Mitarbeiter per QR-Code- oder NFC-Scan einchecken können. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter tatsächlich vor Ort sind. Die Checkpoint-Tablets können mit der zugehörigen Software bei DigitalCheckIn erworben werden.

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App von DigitalCheckIn in Nahaufnahme

Digitale Stechuhr per App

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