Anwesenheitserfassung von Kursteilnehmern – digital & effizient
Inhaltsverzeichnis:
Anwendungsfall in Ihrer Organisation prüfen
Finden Sie in nur 4 Schritten heraus, ob ein Einsatz von DigitalCheckIn in Ihrer Organisation Sinn macht.
Herausforderungen von Bildungsträgern
Bei der Konzeption und Entwicklung von DigitalCheckIn haben wir eng mit Bildungsträgern zusammengearbeitet. Dadurch haben wir aktuelle Herausforderungen bei unserer Lösung zur digitalen Anwesenheitserfassung berücksichtigt.
Anwesenheiten
Welcher Teilnehmende ist in welchem Kurs?
Wie lange ist der Teilnehmende tatsächlich netto anwesend?
Dokumentationen
Sind alle Nachweise echt und fälschungssicher?
Wie kann eine Vollständigkeit der Nachweise gewährleistet werden?
Verwaltung
Wie kann der manuelle Verwaltungsaufwand reduziert werden?
Datenschutz
Ist die aktuelle Erfassung datenschutzkonform?
Unsere Lösung für Bildungsträger
Digitale Anwesenheitsliste
Mit dem QR-Code-Scan weisen Teilnehmende selbstständig ihre Anwesenheit nach. Die digitale Anwesenheitsliste wir automatisiert erstellt und steht dem Kursträger und Dozenten zur Verfügung.
Identitätsprüfung von Teilnehmenden
Bei der Anmeldung in die DigitalCheckIn-App wird überprüft ob es sich um den registrierten Teilnehmenden handelt. Dabei können Träger aus drei Sicherheitsstufen wählen:
Anwesenheiten erfassen mit Checkins
Mit der DigitalCheckIn-App können sich Teilnehmende per QR-Code-Scan in Kurse einchecken.
Automatische Befüllung von Formblättern
Dokumente können automatisch mit Daten aus DigitalCheckIn befüllt, erstellt und weitergeleitet werden. Ein Beispiel für Bildungsträger ist die Befüllung vom Formblatt F.
Kundenbeispiele
Erfolgreiche Einführung von DigitalCheckIn bei der HWK Frankfurt-Rhein-Main
Die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main hat erfolgreich zwei Meisterkurse mit der Einführung der digitalen Anwesenheitserfassung im August 2023 gestartet. Kursteilnehmer checken selbstständig an Checkpoint-Tablets ein, um ihre Anwesenheiten zu erfassen. DigitalCheckIn ermöglicht nicht nur die digitale Anwesenheitserfassung, sondern auch ein „Digitales Lehrprotokoll“. Eine weitere Funktion ermöglicht die Zuordnung einzelner Kurse zu frei definierbaren Lehrgängen, was umfassende Auswertungen ermöglicht.
Warum als Bildungsträger DigitalCheckIn nutzen?
Entlastung von Verwaltungskräften und Dozenten
Manuelle, zeitintensive Arbeitsschritte für die Verwaltungskraft entfallen. Dazu zählen bspw. das Erstellen, das Aktualisieren, Einscannen, Daten übertragen.
Digitaler Prozess ohne Papierlisten
Endlich weniger Papier. Verbessere Deinen ökologischen Fussabdruck und spare hunderte Kilogramm Holz und Wasser. Somit kann Dein Unternehmen oder Organisation einen wichtigen nachhaltigen Beitrag leisten – und das jedes Jahr automatisch.
Höhere Datenqualität
Bei der manuellen Übertragung von Daten ist die Fehlerquote oft sehr hoch. Darunter leidet folglich die Qualität der Daten. Mit DigitalCheckIn werden die Daten automatisch übertragen, wodurch Fehler auf ein Minimum reduziert werden können.
Mehr Fälschungssicherheit
DigitalCheckIn lässt es nicht zu, dass Anwesenheitslisten manipuliert, falsch ausgefüllt oder nachträglich geändert werden. Manuelle Korrekturen durch die Lehrkraft oder den Träger werden revisionssicher getrackt und sind zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar.
Garantierter Datenschutz
Endlich eine Anwesenheitsliste, die 100% datenschutzkonform ist. Zu keinem Zeitpunkt können andere Teilnehmende oder Personen Daten Dritter einsehen, weder Name, noch Geburtstdatum, Mitgliedsnummer oder Unterschrift. So einfach, so konform.
Signierter Nachweis
Die digitale Anwesenheitsliste wird durch die Lehrkraft jeden Tag zusätzlich digital signiert. Digitale Signaturen sind nur von legitimierten Personen zulässig – und machen die Daten in der digitalen Anwesenheitsliste somit noch sicherer.
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