Software für Bildungsträger.
Mehr Zeit für Bildung.
Die Software für Bildungsträger, die Anwesenheit, Kursorganisation und Teilnahmenachweise verbindet. DigitalCheckIn entlastet Lehrkräfte und Verwaltung – vom ersten Check-in bis zum fertigen Dokument.
Termin buchen
Teilnehmende erfassen ihre Anwesenheit selbst.
Kurs, Person und Zeitpunkt gehören zusammen.
Daten weiterverwenden, statt sie erneut zu übertragen.
Ein Lehrgang. Viele Aufgaben. Ein gemeinsamer Datenstand.
Ob Bildungszentrum, Handwerkskammer, Innung oder privater Weiterbildungsträger: Unterricht, Fehlzeiten und Dokumentation laufen parallel. DCI verbindet diese Aufgaben.
Wenn Listen den Unterricht unterbrechen
Unterschriften einsammeln, fehlende Einträge suchen und Zeiten nachtragen bindet Lehrkräfte und Verwaltung.
Wenn Daten mehrfach erfasst werden
Kursplan, Anwesenheitsliste und Bescheinigung liegen oft in verschiedenen Dateien. Jede Übertragung kostet Zeit.
Wenn ein Nachweis gebraucht wird
Wer war in welchem Kurs, wie lange und mit welcher Identität? Diese Informationen müssen zusammen verfügbar sein.
Der Unterricht startet. Die Anwesenheit läuft mit.
Die Herausforderung: Lehrkräfte führen Listen, während der Kurs bereits begonnen hat.
Mit DCI checken Teilnehmende selbst ein und aus – am Checkpoint, am Gerät der Lehrkraft oder online. Die digitale Anwesenheitsliste steht direkt zur Verfügung.
- QR-Code, wechselnder Smart-QR, NFC, App oder Web
- QR-Ausweise und Passcode für Teilnehmende ohne Smartphone
- Identität über das persönliche Konto und die gewählte Authentifizierung zuordnen
- Entschuldigungen und Korrekturen mit Fristen und Freigaben bearbeiten
Planänderungen landen dort, wo sie gebraucht werden.
Die Herausforderung: Ein Raum ist doppelt belegt, die Lehrkraft wechselt oder ein Termin wird verschoben.
Lehrgänge, Kurse, Personen und Räume werden gemeinsam geplant. Grafische Ansichten machen Zeitfenster und Konflikte sichtbar, bevor sie den Unterricht stören.
- Lehrgänge anlegen, Termine übernehmen und Stundenpläne importieren
- Personal und Teilnehmende zentral zuordnen
- Räume mit Outlook-Kalendern abstimmen und Auslastung auswerten
Wenn der Nachweis gebraucht wird, sind die Daten da.
Die Herausforderung: Anwesenheiten müssen für Förderung, Teilnehmende oder interne Prüfungen erst zusammengesucht werden.
Person, Kurs, Ort und Zeitpunkt bilden die Grundlage des digitalen Teilnahmenachweises. Abgeschlossene Datenpakete werden signiert und können auch offline geprüft werden.
- Elektronische Signatur und nachvollziehbare Historie
- Anwesenheits- und Fehlzeitenübersichten pro Person und Lehrgang
- Formblatt F, Zertifikate und Teilnahmebestätigungen aus Vorlagen
- Dokumente per App anfordern, freigeben und per E-Mail bereitstellen
Für geförderte Weiterbildungen: DCI unterstützt Ihre Dokumentation, unter anderem mit Formblatt F und Auswertungen für AZAV- oder BAMF-Prozesse. Die konkreten Vorgaben Ihrer Förderstelle bilden dabei die Grundlage. Mehr zum Formblatt F →
Nicht nur wissen, wer da war. Auch, was vermittelt wurde.
Die Herausforderung: Unterrichtseinheiten, Fehlzeiten und Lernfortschritt werden getrennt dokumentiert.
Mit dem Lehrplanmanagement vergleichen Sie geplante Inhalte mit dem tatsächlich erteilten Unterricht. Tests, Noten und Qualifikationen ergänzen das Bild.
- Themen, Unterrichtseinheiten und Abdeckung je Teilnehmendem verfolgen
- Feedback einholen, Tests auswerten und Noten bereitstellen
- Qualifikationen, Gültigkeiten und fehlende Nachweise im Blick behalten
Aus „Bitte noch bearbeiten“ wird ein klarer Ablauf.
Die Herausforderung: Anträge, Entschuldigungen und Freigaben bleiben in E-Mails hängen.
Im ProzessStudio legen Sie fest, was wann passiert und wer zuständig ist. Vorhandene Systeme werden angebunden; Kiana unterstützt die Verwaltung bei Fragen und Aufgaben.
- Prozesse durch Check-in, Termin oder Lehrgangsende starten
- Zuständigkeiten, Fristen, externe Formulare und Freigaben verbinden
- Moodle, ILIAS und weitere Systeme über Schnittstellen anbinden
- Kurse mit Kiana anlegen und Abläufe im Gespräch starten
Alle erreichen. In jedem Kursformat.
Die Herausforderung: Online-Teilnahmen und Kursinformationen laufen über zusätzliche Werkzeuge und Kanäle.
Der VirtualClassroomBot erfasst Teilnahmen in Teams und Zoom. Der KommunikationsHub bündelt Nachrichten; der Teilnehmerassistent beantwortet Fragen zum eigenen Kursalltag.
- Online-Anwesenheiten zuordnen und Aufmerksamkeitschecks einsetzen
- E-Mail, Push, In-App, SMS, WhatsApp und Teams passend nutzen
- Einwilligungen und Kanalvorlieben berücksichtigen
- Stundenplan und Fehlzeiten über den KI-Teilnehmerassistenten abfragen
Einrichtungen organisieren heißt mehr als Kurse planen.
Auch Aufgaben an Ihren Standorten und im Personalbereich lassen sich mit DCI abbilden.
Notfälle & Besucher
Anwesenheiten, Sammelpunkte und Kontakte im Notfall bereitstellen. Besuche voranmelden, Einladungen senden und Check-ins mit Prozessen verbinden.
Schäden bearbeiten
Meldungen mit Standort, Kategorie und Beschreibung erfassen und als Aufgabe an die zuständige Stelle weitergeben.
Arbeitszeiten erfassen
Personalzeiten stempeln, Monatsberichte bereitstellen und Daten für die Organisation exportieren.
Vom Kursstart bis zur Bescheinigung.
Ein durchgängiger Ablauf für Lehrkräfte, Teilnehmende und Verwaltung.
Vorbereiten
Lehrgang, Termine, Räume und Teilnehmende anlegen oder importieren.
Erfassen
Teilnehmende checken ein. Anwesenheit und Fehlzeiten stehen im Kurs bereit.
Bearbeiten
Entschuldigungen prüfen, Unterricht dokumentieren und fehlende Nachweise klären.
Bereitstellen
Listen auswerten und Bestätigungen oder Formblatt F aus den vorhandenen Daten erstellen.
Bewährt bei Handwerkskammern.
Die Handwerkskammern Koblenz und Frankfurt-Rhein-Main zeigen, wie sich die Anwesenheitserfassung im Kursbetrieb digital organisieren lässt.
„Die Anwesenheitserfassung in Verantwortung der Teilnehmer – eine Erleichterung in vielerlei Hinsicht!“
Mario Manderscheid
HWK Koblenz
Mit dem passenden Umfang starten.
Alle genannten Funktionen sind verfügbar. Education, Education Pro und Zusatzmodule bündeln sie passend zu Ihrer Einrichtung.
Den Kursbetrieb im Griff.
Anwesenheit und Nachweise, Teilnehmende, Lehrgänge, VisualPlaner, QR-Ausweise, Gerätebetrieb und Kiana für die Verwaltung.
Mehr Abläufe verbinden.
Alles aus Education – ergänzt um ProzessStudio, Schnittstellen, Dokumenten-Generator, Lehrplanmanagement, Umfragen & Tests, Schadensmanagement und Arbeitszeiterfassung.
Zusatzmodule ergänzen beide Pakete nach Bedarf. Die Funktionsübersicht zeigt den Umfang der Plattform; welche Module Sie nutzen, richtet sich nach Ihrem gewählten Paket und den Ergänzungen.
Was Bildungsträger vor dem Start wissen möchten.
Brauchen Teilnehmende ein eigenes Smartphone?
Nein. Neben dem Check-in mit der App gibt es QR-Code-Ausweise, die eine Lehrkraft scannt, sowie einen täglich wechselnden Passcode. Der passende Erfassungsweg richtet sich nach Ihren Teilnehmenden und Ihrem Kursablauf.
Müssen wir neue Hardware anschaffen?
Nicht zwingend. Ein QR-Code kann auf dem Gerät der Lehrkraft bereitgestellt werden. Für einen selbstständigen Check-in am Standort lassen sich CheckPoints einsetzen; vorhandene Karten können über ihre UID genutzt werden.
Können wir Formblatt F und andere Bescheinigungen erstellen?
Ja. Der Dokumenten-Generator in Education Pro erstellt Dokumente aus Vorlagen mit den vorhandenen Teilnehmer- und Anwesenheitsdaten. Dazu gehören Formblatt F, Teilnahmebestätigungen und Zertifikate. Freigaben können über Prozesse abgebildet werden.
Passt DCI zu unserem bestehenden Lernsystem?
Education Pro bietet Schnittstellen, darunter REST-API, Webhooks, Moodle, ILIAS, LTI und OneRoster. Gemeinsam wird festgelegt, welche Daten aus welchem System kommen und wohin sie zurückgegeben werden.
Wie werden Identität und Datenschutz berücksichtigt?
Teilnahmen werden dem registrierten Konto zugeordnet. Die gewählte Authentifizierung – etwa PIN oder Gerätebiometrie – unterstützt die Prüfung der Identität. Rollen, Zuständigkeiten, Kanalzustimmungen und dokumentierte Korrekturprozesse werden passend zu Ihrer Einrichtung eingerichtet.
Ist DCI auch für Handwerkskammern, Innungen und Meisterkurse geeignet?
Ja. Wiederkehrende Lehrgänge, wechselnde Lehrkräfte, unterschiedliche Kursformate und geförderte Weiterbildung lassen sich im selben Ablauf organisieren. Die Beispiele der Handwerkskammern zeigen den Einsatz in der Praxis.
Weiterlesen: Digitale Anwesenheitsliste · Elektronische Signatur · Hintergrund zum Herrenberg-Urteil
Wie würde DCI Ihren Kursbetrieb entlasten?
Wir gehen einen typischen Lehrgang Ihrer Einrichtung durch und zeigen, wie Anwesenheit, Nachweise und Verwaltung zusammenarbeiten.
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