Erfolgreiche Einführung von DigitalCheckIn bei einer HWK
Inhalt:
Problemstellung und Herausforderungen
hoher Aufwand
Hoher Verwaltungsaufwand: Dozenten mussten bisher manuell die Anwesenheit der Teilnehmenden erfassen, was zeitaufwendig und fehleranfällig war.
unzuverlässig
Manuelle Anwesenheitskontrolle unzuverlässig: Die manuelle Erfassung der Anwesenheit war oft ungenau und konnte leicht manipuliert werden.
ungenau
Notwendigkeit genauer Anwesenheitsdaten: Für die Erstellung von Berichten und Dokumenten wie das Formblatt F war eine präzise Erfassung der Anwesenheiten notwendig.
Einführung von DigitalCheckIn
Die HWK Frankfurt-Rhein-Main entschied sich für die Implementierung von DigitalCheckIn, um die Anwesenheitserfassung zu digitalisieren und zu automatisieren. Das System wurde zunächst in ausgewählten Meisterkursen eingeführt und schrittweise auf alle Kurse ausgedehnt.
Check-In/Check-Out-Prozess
Beim Betreten des Kursraums scannen die Teilnehmenden der HWK ihren QR-Code am Checkpoint-Tablet, wodurch ihre Anwesenheit automatisch im System erfasst wird. Am Ende des Kurstages erfolgt der Check-Out auf die gleiche Weise, was die genaue Erfassung der Anwesenheitsdauer ermöglicht. Dieser digitale Prozess ersetzt die traditionellen Papierlisten und minimiert das Risiko menschlicher Fehler. Die Nutzung von QR-Codes macht den Prozess intuitiv und fehlerresistent.
Echtzeitkontrolle
Dank der Echtzeitüberwachung können Dozenten und Verwaltung der HWK jederzeit den aktuellen Anwesenheitsstatus der Teilnehmenden einsehen. Dies ermöglicht eine sofortige Reaktion auf Abwesenheiten und sorgt für eine hohe Transparenz. Die Echtzeitdaten sind über das Dashboard von DigitalCheckIn leicht zugänglich und bieten eine umfassende Übersicht über alle laufenden Kurse.
Berichte und Auswertungen
DigitalCheckIn bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Erstellung detaillierter Berichte und Auswertungen. Die Anwesenheitsdaten werden automatisch gesammelt und können in verschiedenen Formaten exportiert werden. Dies umfasst unter anderem die Anzahl der Unterrichtseinheiten, die Anwesenheitszeiten einzelner Teilnehmender und Gesamtübersichten für ganze Kurse oder Lehrgänge. Diese Berichte sind nicht nur für die interne Verwaltung hilfreich, sondern auch für die externe Kommunikation und Berichterstattung.
Generierung von Dokumenten
Ein weiterer bedeutender Vorteil von DigitalCheckIn ist die automatische Erstellung wichtiger Dokumente. Zum Beispiel kann das Formblatt F, das die Anwesenheit der Teilnehmenden dokumentiert und für die Anerkennung der Kurse erforderlich ist, direkt aus dem System generiert werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch, dass alle erforderlichen Informationen korrekt und vollständig sind.
Implementierung von DigitalCheckIn bei der HWK
- 1
Auswahl der Kurse: Die ersten Kurse, die mit DigitalCheckIn ausgestattet wurden, waren sorgfältig ausgewählte Meisterkurse, um die Einführung zu testen und zu optimieren.
- 2
Technische Vorbereitung und Installation: Checkpoint-Tablets wurden an strategischen Stellen in den Schulungsräumen installiert und konfiguriert.
- 3
Bereitstellung von Infomaterialien: Anleitungen und Infomaterialien wurde an Teilnehmende und Dozenten verteilt, um einen reibungslosen Übergang zum neuen System zu gewährleisten.
- 4
Durchführung von Tests: In der Testphase wurde die neue Anwesenheitserfassung in zwei Meisterkursen gründlich getestet
- 5
Ausweitung auf weitere Kurse: nach erfolgreichem Test wurde die Nutzung von DigitalCheckIn auf weitere Kurse ausgeweitet
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