Digitale Anwesenheitskontrolle –
Vorteile & Funktionsweise

Inhaltsverzeichnis:

Eine Frau checkt in einen Kurs per Handy-App ein.

Was ist eine digitale Anwesenheitskontrolle?

Bei der Durchführung von Kursen, Veranstaltungen oder Seminaren spielt die Anwesenheitskontrolle von Teilnehmenden eine wesentliche Rolle. Während die Pandemie hereinbrach mussten Veranstaltungen in der Bildungsindustrie weitgehend online durchgeführt werden. Die herkömmliche Anwesenheitskontrolle mit Unterschriften auf Papierlisten war nicht mehr möglich. Für viele Bildungsträger stellte die digitale Erfassung und Verwaltung der Anwesenheiten eine große Herausforderung dar. Daher haben digitale Lösungen zur Anwesenheitskontrolle in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen. Es gibt eine Vielzahl an Gründen, warum die Zukunft der Anwesenheitskontrolle digital ist.

Warum sollte man Anwesenheitskontrollen digitalisieren?

Sie sind sich noch unsicher, ob Sie die Anwesenheitskontrollen in Ihrer Organisation digitalisieren möchten? Hier sind Vorteile von digitalen Anwesenheitskontrollen im Vergleich zu Papierprozessen.

Wechsel von Papierliste zu digitalem Prozess

Höhere Effizienz

Die Kontrolle von Anwesenheiten kann sehr zeitaufwändig, kostenintensiv und mühsam sein. Denn die manuelle Erstellung, Versendung und Auswertung von Anwesenheitslisten nimmt viel Aufwand in Anspruch. Mit digitaler Anwesenheitskontrolle ist der gesamte Prozess der Erfassung und Verwaltung effizienter im Gegensatz zu manuellen Methoden.

Echtzeitdaten

Ein weiterer Grund für eine digitale Lösung ist die Erfassung der Anwesenheiten in Echtzeit. Die Anwendung von DigitalCheckIn arbeitet in der Cloud. Das bedeutet, dass Lehrkräfte die Anwesenheit der Teilnehmenden in Echtzeit erfassen und kontrollieren können. Dadurch erhalten Lehrkräfte und Träger jederzeit eine digitale Anwesenheitsliste, die auf dem aktuellsten Stand ist.

weniger Kosten

Digitale Anwesenheitskontrolle kann auch zu Kosteneinsparungen führen. Manuelle Methoden der Anwesenheitserfassung sind für Lehrkräfte und Verwaltungskräfte sehr aufwändig. Viel Zeit nehmen vor allem die Erstellung, Versendung und Pflege von Anwesenheitslisten oder Teilnehmerlisten in Anspruch. Mit digitaler Anwesenheitskontrolle von DigitalCheckIn fällt ein Großteil der manuellen Aufgaben für Lehrkräfte und Verwaltungskräfte weg.

kein Papier

Die Digitale Anwesenheitskontrolle bietet außerdem mehr Flexibilität für alle Beteiligte. Teilnehmende können ihre Anwesenheit unabhängig von Ort und Zeit nachweisen. Sie müssen also nicht unbedingt physisch anwesend sein, um ihre Anwesenheit nachzuweisen. Vor allem bei virtuellen Kursen oder Veranstaltungen kann das sehr von Vorteil sein.

Bessere Analyse

Ein weiterer Grund für digitale Anwesenheitskontrolle ist die Möglichkeit einer besseren Analyse der erfassten Daten. Ihre Organisation kann mithilfe von DigitalCheckIn detaillierte Informationen über die Anwesenheit der Teilnehmenden erfassen und analysieren. So können sie unter anderem feststellen, welche Kursteilnehmer regelmäßig an Veranstaltungen teilnehmen und welche nicht. Es lassen sich wichtige Kennzahlen wie beispielsweise Anwesenheitsquoten und Fehlquoten automatisiert berechnen.

hohe Sicherheit

Die Kontrolle von Anwesenheiten ist ein Prozess, der mit sensiblen und persönlichen Daten von Personen in Verbindung steht. Manuelle Anwesenheitskontrollen haben eine hohe Anfälligkeit für Datenschutzverletzungen. Wenn beispielsweise eine Teilnehmerliste zur Unterschrift durchgegeben wird, können alle Personen die Daten der anderen Teilnehmer einsehen. Digitale Lösungen zur Anwesenheitskontrolle bieten hingegen mehrere Sicherheitsfunktionen. Bei DigitalCheckIn werden persönliche Daten nur auf dem Gerät des Teilnehmenden gespeichert.

Anwendungsfall prüfen

Finden Sie in nur 4 Schritten heraus, ob Ihr individueller Anwendungsfall mit DigitalCheckIn umsetzbar ist. Beantworten Sie dazu einfach die Fragen und erhalten das Ergebnis im letzten Schritt.

Current step:1Frage 1 - Welcher Bereich?
2Frage 2 - Was soll erfasst werden?
3Frage 3 - Wie soll die Erfassung durchgeführt werden?
4Erfassung von Daten

In welchem Bereich wollen Sie Anwesenheiten erfassen?

Was soll erfasst werden?

Mehrfache Auswahl möglich

Wie soll ein digitaler Checkin bei Ihnen umgesetzt werden?

Mehrfache Auswahl möglich

Glückwunsch!

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Anwesenheitskontrolle mit DigitalCheckIn

Anwesenheiten per QR-Code-Scan erfassen

Mit DigitalCheckIn können Personen ihre Anwesenheit per Checkin selbstständig nachweisen. Der QR-Code für die Anwesenheitskontrolle wird am Gerät einer Fachkraft (z.B. Dozent) oder an einem Checkpoint-Tablet von DigitalCheckIn angezeigt. Der Checkin erfolgt entweder über einen QR-Code-Scan per App. Nach erfolgreichem Checkin wird die Person in DigitalCheckIn als „anwesend“ markiert. Dadurch wird der Aufwand bei der Anwesenheitskontrolle für alle Beteiligten auf ein Minimum reduziert.

Kostenloses Infopaket

  • Detaillierte Produktübersicht zur Anwendung von DigitalCheckIn

  • Best-practice-Prozesse zu verschiedenen Anwendungsbereichen

  • Checkliste zur Digitalisierung des Prozesses zur Anwesenheitserfassung

  • Spezifisches Infopaket wählbar für die Bereiche Kursträger, Hochschulen / Universitäten und Schulen