Digitale Anwesenheitskontrolle –
Vorteile & Funktionsweise

Inhaltsverzeichnis:

Eine Frau checkt in einen Kurs per Handy-App ein.

Was ist eine digitale Anwesenheitskontrolle?

Bei der Durchführung von Kursen, Veranstaltungen oder Seminaren spielt die Anwesenheitskontrolle von Teilnehmenden eine wesentliche Rolle. Während die Pandemie hereinbrach mussten Veranstaltungen in der Bildungsindustrie weitgehend online durchgeführt werden. Die herkömmliche Anwesenheitskontrolle mit Unterschriften auf Papierlisten war nicht mehr möglich. Für viele Bildungsträger stellte die digitale Erfassung und Verwaltung der Anwesenheiten eine große Herausforderung dar. Daher haben digitale Lösungen zur Anwesenheitskontrolle in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen. Es gibt eine Vielzahl an Gründen, warum die Zukunft der Anwesenheitskontrolle digital ist.

Warum sollte man Anwesenheitskontrollen digitalisieren?

Sie sind sich noch unsicher, ob Sie die Anwesenheitskontrollen in Ihrer Organisation digitalisieren möchten? Hier sind Vorteile von digitalen Anwesenheitskontrollen im Vergleich zu Papierprozessen.

Wechsel von Papierliste zu digitalem Prozess

Höhere Effizienz

Die Kontrolle von Anwesenheiten kann sehr zeitaufwändig, kostenintensiv und mühsam sein. Denn die manuelle Erstellung, Versendung und Auswertung von Anwesenheitslisten nimmt viel Aufwand in Anspruch. Mit digitaler Anwesenheitskontrolle ist der gesamte Prozess der Erfassung und Verwaltung effizienter im Gegensatz zu manuellen Methoden.

Echtzeitdaten

Ein weiterer Grund für eine digitale Lösung ist die Erfassung der Anwesenheiten in Echtzeit. Die Anwendung von DigitalCheckIn arbeitet in der Cloud. Das bedeutet, dass Lehrkräfte die Anwesenheit der Teilnehmenden in Echtzeit erfassen und kontrollieren können. Dadurch erhalten Lehrkräfte und Träger jederzeit eine digitale Anwesenheitsliste, die auf dem aktuellsten Stand ist.

weniger Kosten

Digitale Anwesenheitskontrolle kann auch zu Kosteneinsparungen führen. Manuelle Methoden der Anwesenheitserfassung sind für Lehrkräfte und Verwaltungskräfte sehr aufwändig. Viel Zeit nehmen vor allem die Erstellung, Versendung und Pflege von Anwesenheitslisten oder Teilnehmerlisten in Anspruch. Mit digitaler Anwesenheitskontrolle von DigitalCheckIn fällt ein Großteil der manuellen Aufgaben für Lehrkräfte und Verwaltungskräfte weg.

kein Papier

Die Digitale Anwesenheitskontrolle bietet außerdem mehr Flexibilität für alle Beteiligte. Teilnehmende können ihre Anwesenheit unabhängig von Ort und Zeit nachweisen. Sie müssen also nicht unbedingt physisch anwesend sein, um ihre Anwesenheit nachzuweisen. Vor allem bei virtuellen Kursen oder Veranstaltungen kann das sehr von Vorteil sein.

Bessere Analyse

Ein weiterer Grund für digitale Anwesenheitskontrolle ist die Möglichkeit einer besseren Analyse der erfassten Daten. Ihre Organisation kann mithilfe von DigitalCheckIn detaillierte Informationen über die Anwesenheit der Teilnehmenden erfassen und analysieren. So können sie unter anderem feststellen, welche Kursteilnehmer regelmäßig an Veranstaltungen teilnehmen und welche nicht. Es lassen sich wichtige Kennzahlen wie beispielsweise Anwesenheitsquoten und Fehlquoten automatisiert berechnen.

hohe Sicherheit

Die Kontrolle von Anwesenheiten ist ein Prozess, der mit sensiblen und persönlichen Daten von Personen in Verbindung steht. Manuelle Anwesenheitskontrollen haben eine hohe Anfälligkeit für Datenschutzverletzungen. Wenn beispielsweise eine Teilnehmerliste zur Unterschrift durchgegeben wird, können alle Personen die Daten der anderen Teilnehmer einsehen. Digitale Lösungen zur Anwesenheitskontrolle bieten hingegen mehrere Sicherheitsfunktionen. Bei DigitalCheckIn werden persönliche Daten nur auf dem Gerät des Teilnehmenden gespeichert.

Anwendungsfall prüfen

DigitalCheckIn bietet verschiedene Varianten zur Erfassung von Anwesenheiten.

Beantworten Sie nur 5 Fragen und wir geben Ihnen eine Empfehlung, welche Variante am Besten zu Ihnen passt:

Anwesenheitskontrolle mit DigitalCheckIn

DigitalCheckIn bietet flexible Möglichkeiten zur Anwesenheitskontrolle – je nach Bedürfnis ihrer Organisation

Checkin am Check-Point

Der Check-Point ist ein Tablet, bei dem Personen per Handy-App oder per NFC-Karte einchecken können. Die erfassten Anwesenheiten werden in Echtzeit übertragen und sind unmittelbar für die Organisation verfügbar.

Mögliche Positionen des Check-Points:

  • Eingang Gebäude

  • Eingang Etage

  • Eingang Raum

Checkin bei der Fachkraft

Die Erfassung der Anwesenheit kann ebenfalls direkt an einem Gerät der Fachkraft erfolgen. Dabei können Fachkräfte einen QR-Code bereitstellen, welchen die Teilnehmenden mit ihrem Handy einscannen. Die erfassten Anwesenheiten sind unmittelbar über das DigitalCheckIn-System einsehbar.

QR-Codes können am Handy, Tablet, Laptop oder am PC im Raum angezeigt werden.

Teilnehmer führt Anwesenheitskontrolle bei der Lehrkraft durch
Person führt Anwesenheitskontrolle am Smart QR durch

Checkin am Smart-Tag

Ein SmartTag ist ein NFC-Tag, den Teilnehmende einscannen können. Der SmartTag ist flexibel einsetzbar, da man ihn an verschiedene Positionen befestigen kann. Wir empfehlen eine zentrale Stelle im Raum, z.B. am Eingang

  • benötigt keinen Strom- oder Internetanschluss

  • flexibel einsetzbar

  • niedrige Anschaffungskosten

Weitere Funktionen der digitalen Anwesenheitskontrolle

Berichte über Anwesenheiten

Aus den erfassten Anwesenheiten können in DigitalCheckIn verschiedene Reports und Berichte generiert werden. Fachkräfte und Verwaltungspersonal haben mit DigitalCheckIn die Möglichkeit, Anwesenheiten in Echtzeit zu kontrollieren. Mit nur wenigen Klicks kann beispielsweise eine Auswertung über die erfassten Anwesenheiten exportiert werden. Außerdem können verschiedene Kennzahlen automatisch berechnet werden, wie z.B. Anwesenheitsquoten.

Bericht über Anwesenheiten im digitalen Klassenbuch von DigitalCheckIn.
Screenshot der Erfassung von Lehrinhalten im digitalen Klassenbuch.

Digitales Lehrprotokoll

Lehrinhalte eines Tages oder einer Einheit werden bequem durch Fachkräfte in der Anwendung von DigitalCheckIn erfasst und gespeichert. Die eingetragenen Informationen sind direkt für Träger verfügbar es gibt die Möglichkeit, die Einträge zu exportieren. Die Kombination aus erfasster Anwesenheit und Lehrprotokoll bildet einen Nachweis über vermittelte Lehrinhalte an Teilnehmende.

Kostenloses Infopaket

  • Detaillierte Produktübersicht zur Anwendung von DigitalCheckIn

  • Best-practice-Prozesse zu verschiedenen Anwendungsbereichen

  • Checkliste zur Digitalisierung des Prozesses zur Anwesenheitserfassung

  • Spezifisches Infopaket wählbar für die Bereiche Kursträger, Hochschulen / Universitäten und Schulen