Warum sollte man Anwesenheitskontrollen digitalisieren?
Sie sind sich noch unsicher, ob Sie die Anwesenheitskontrollen in Ihrer Organisation digitalisieren möchten? Hier sind Vorteile von digitalen Anwesenheitskontrollen im Vergleich zu Papierprozessen.
Höhere Effizienz
Die Kontrolle von Anwesenheiten kann sehr zeitaufwändig, kostenintensiv und mühsam sein. Denn die manuelle Erstellung, Versendung und Auswertung von Anwesenheitslisten nimmt viel Aufwand in Anspruch. Mit digitaler Anwesenheitskontrolle ist der gesamte Prozess der Erfassung und Verwaltung effizienter im Gegensatz zu manuellen Methoden.
Echtzeitdaten
Ein weiterer Grund für eine digitale Lösung ist die Erfassung der Anwesenheiten in Echtzeit. Die Anwendung von DigitalCheckIn arbeitet in der Cloud. Das bedeutet, dass Lehrkräfte die Anwesenheit der Teilnehmenden in Echtzeit erfassen und kontrollieren können. Dadurch erhalten Lehrkräfte und Träger jederzeit eine digitale Anwesenheitsliste, die auf dem aktuellsten Stand ist.
weniger Kosten
Digitale Anwesenheitskontrolle kann auch zu Kosteneinsparungen führen. Manuelle Methoden der Anwesenheitserfassung sind für Lehrkräfte und Verwaltungskräfte sehr aufwändig. Viel Zeit nehmen vor allem die Erstellung, Versendung und Pflege von Anwesenheitslisten oder Teilnehmerlisten in Anspruch. Mit digitaler Anwesenheitskontrolle von DigitalCheckIn fällt ein Großteil der manuellen Aufgaben für Lehrkräfte und Verwaltungskräfte weg.
kein Papier
Die Digitale Anwesenheitskontrolle bietet außerdem mehr Flexibilität für alle Beteiligte. Teilnehmende können ihre Anwesenheit unabhängig von Ort und Zeit nachweisen. Sie müssen also nicht unbedingt physisch anwesend sein, um ihre Anwesenheit nachzuweisen. Vor allem bei virtuellen Kursen oder Veranstaltungen kann das sehr von Vorteil sein.
Bessere Analyse
Ein weiterer Grund für digitale Anwesenheitskontrolle ist die Möglichkeit einer besseren Analyse der erfassten Daten. Ihre Organisation kann mithilfe von DigitalCheckIn detaillierte Informationen über die Anwesenheit der Teilnehmenden erfassen und analysieren. So können sie unter anderem feststellen, welche Kursteilnehmer regelmäßig an Veranstaltungen teilnehmen und welche nicht. Es lassen sich wichtige Kennzahlen wie beispielsweise Anwesenheitsquoten und Fehlquoten automatisiert berechnen.
hohe Sicherheit
Die Kontrolle von Anwesenheiten ist ein Prozess, der mit sensiblen und persönlichen Daten von Personen in Verbindung steht. Manuelle Anwesenheitskontrollen haben eine hohe Anfälligkeit für Datenschutzverletzungen. Wenn beispielsweise eine Teilnehmerliste zur Unterschrift durchgegeben wird, können alle Personen die Daten der anderen Teilnehmer einsehen. Digitale Lösungen zur Anwesenheitskontrolle bieten hingegen mehrere Sicherheitsfunktionen. Bei DigitalCheckIn werden persönliche Daten nur auf dem Gerät des Teilnehmenden gespeichert.
Anwendungsfall prüfen
Finden Sie in nur 4 Schritten heraus, ob Ihr individueller Anwendungsfall mit der Anwesenheitskontrolle von DigitalCheckIn umsetzbar ist. Beantworten Sie dazu einfach die Fragen und erhalten das Ergebnis im letzten Schritt.
Anwesenheitskontrolle mit DigitalCheckIn
DigitalCheckIn bietet drei flexible Möglichkeiten zur Kontrolle von Anwesenheiten – je nach Bedürfnis ihrer Organisation auch einfach kombinierbar
Checkin am Check-Point
Der Check-Point ist ein Tablet, bei dem Personen per Handy-App oder per NFC-Karte einchecken können. Die erfassten Anwesenheiten werden in Echtzeit übertragen und sind unmittelbar für die Organisation verfügbar.
Mögliche Positionen des Check-Points:
Checkin bei der Fachkraft
Die Erfassung der Anwesenheit kann ebenfalls direkt an einem Gerät der Fachkraft erfolgen. Dabei können Fachkräfte einen QR-Code bereitstellen, welchen die Teilnehmenden mit ihrem Handy einscannen. Die erfassten Anwesenheiten sind unmittelbar über das DigitalCheckIn-System einsehbar.
QR-Codes können am Handy, Tablet, Laptop oder am PC im Raum angezeigt werden.
Checkin am Smart-Tag
Ein SmartTag ist ein NFC-Tag, den Teilnehmende einscannen können. Der SmartTag ist flexibel einsetzbar, da man ihn an verschiedene Positionen befestigen kann. Wir empfehlen eine zentrale Stelle im Raum, z.B. am Eingang
Weitere Funktionen der digitalen Anwesenheitskontrolle
Berichte über Anwesenheiten
Aus den erfassten Anwesenheiten können in DigitalCheckIn verschiedene Reports und Berichte generiert werden. Fachkräfte und Verwaltungspersonal haben mit DigitalCheckIn die Möglichkeit, Anwesenheiten in Echtzeit zu kontrollieren. Mit nur wenigen Klicks kann beispielsweise eine Auswertung über die erfassten Anwesenheiten exportiert werden. Außerdem können verschiedene Kennzahlen automatisch berechnet werden, wie z.B. Anwesenheitsquoten.
Digitales Lehrprotokoll
Lehrinhalte eines Tages oder einer Einheit werden bequem durch Fachkräfte in der Anwendung von DigitalCheckIn erfasst und gespeichert. Die eingetragenen Informationen sind direkt für Träger verfügbar es gibt die Möglichkeit, die Einträge zu exportieren. Die Kombination aus erfasster Anwesenheit und Lehrprotokoll bildet einen Nachweis über vermittelte Lehrinhalte an Teilnehmende.
