Was ist eine Seminarverwaltung mit digitaler Anwesenheitserfassung?

Die Seminarverwaltung umfasst alle organisatorischen und administrativen Aufgaben, die notwendig sind, um ein Seminar oder eine Veranstaltung zu planen, durchzuführen und nachzubereiten. Dazu zählen unter anderem die Teilnehmerregistrierung, Terminplanung, Raumkoordination und Bereitstellung von Materialien.

Eine digitale Anwesenheitserfassung ist ein modernes Tool innerhalb der Seminarverwaltung, das den Prozess der Anwesenheitskontrolle automatisiert und vereinfacht. Dabei wird die Anwesenheit der Teilnehmer mithilfe digitaler Technologien wie QR-Codes oder NFC.

Warum sollte man Seminarverwaltungen und Anwesenheitskontrollen digital durchführen?

Sie sind sich noch unsicher, ob Sie Ihre Seminarverwaltung digitalisieren möchten? Hier sind Vorteile von digitaler Seminarverwaltung in Verbingung mit digitaler Anwesenheitserfassung:

Wechsel von Papierliste zu digitalem Prozess

weniger Aufwand

Das digitale Seminarverwaltung von DigitalCheckIn automatisiert den Prozess der Anwesenheitserfassung, was schnellere und effizientere Abläufe gewährleistet. Dadurch werden Verzögerungen bei einer analogen Anwesenheitserfassung vermieden.

Echtzeitdaten

Alle digital erfassten Anwesenheiten werden in Echtzeit an den Server übertragen. Damit ist die Seminarverwaltung immer aktuell. So können die Daten jederzeit und unmittelbar nach dem Erfassung eingesehen werden.

weniger Fehler

Mit der Einführung einer digitalen Seminarverwaltung werden menschliche Fehler bei der Anwesenheitserfassung reduziert. Denn bei manuelle Prozessen kommt es häufig zu Übertragungsfehlern oder Schreibfehlern, was bei einem automatisierten Prozess nicht auftreten kann.

kein Papier

Mit digitaler Seminarverwaltung werden Papierlisten überflüssig. Somit kann Ihr Unternehmen oder Organisation einen wichtigen nachhaltigen Beitrag leisten – und das jedes Jahr automatisch.

Berichterstellung

DigitalCheckIn erstellt automatisch Anwesenheitsberichte und reduziert somit den Aufwand für Lehrkräfte und Verwaltung. So kann schnell auf Unregelmäßigkeiten bei Anwesenheiten reagiert werden.

fälschungssicher

Mit der Seminarverwaltung von DigitalCheckIn lässt sich die Erfassung der Anwesenheiten nicht manipulieren. Dadurch sind Fälschungen unmöglich und die Daten haben eine höhere Qualität.

Logo von DigitalCheckIn in grau

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Vergessen Sie herkömmliche Anwesenheitserfassung auf Papier. Verwenden Sie digitale Anwesenheitserfassung für Ihre Kurse & Events.

Digitale Seminarverwaltung von DigitalCheckIn

Eine Frau checkt in einen Kurs per Handy-App ein.

Anwesenheit per App oder NFC-Karte erfassen

Mit DigitalCheckIn können Teilnehmende ihre Anwesenheit per Checkin selbstständig nachweisen. Der Checkin erfolgt entweder über einen QR-Code-Scan per App oder über den Scan einer NFC-Karte. Nach erfolgreichem Checkin wird die Person in der Seminarverwaltung als „anwesend“ markiert. Dadurch werden Lehrkräfte und Verwaltungskräfte bei der Anwesenheitskontrolle entlastet.

Berichte über Anwesenheiten

Aus den erfassten Anwesenheiten können in der Seminarverwaltung verschiedene Reports und Berichte generiert werden. Lehrkräfte und Verwaltungspersonal haben mit DigitalCheckIn die Möglichkeit, Anwesenheiten in Echtzeit zu kontrollieren. Mit nur wenigen Klicks kann beispielsweise eine Auswertung über die Anwesenheiten eines Seminars oder eines Kurses erstellt werden. Darüber hinaus können verschiedene Kennzahlen automatisch berechnet werden, wie z.B. Anwesenheitsquoten.

Bericht über Anwesenheiten im digitalen Klassenbuch von DigitalCheckIn.
Screenshot der Erfassung von Lehrinhalten im digitalen Klassenbuch.

Digitales Lehrprotokoll

Lehrinhalte eines Kurses werden bequem durch Dozenten in der Seminarverwaltung von DigitalCheckIn erfasst und gespeichert. Die eingetragenen Informationen sind in Echtzeit für Träger verfügbar. Es gibt die Möglichkeit, die erfassten Einträge aus der Seminarverwaltung zu exportieren.

Erfassung von Anwesenheiten mit DigitalCheckIn

DigitalCheckIn bietet in der Seminarverwaltung vier flexible Möglichkeiten zur Erfassung von Anwesenheiten von Teilnehmenden – je nach Bedürfnis ihrer Schule auch einfach kombinierbar

Person weist seine Anwesenheit per NFC-Karte nach

Checkin am Check-Point per NFC-Karte

Der Check-Point ist ein Tablet, bei dem Teilnehmende per Handy-App oder per NFC-Karte einchecken können. Die erfassten Anwesenheiten werden in Echtzeit übertragen und sind unmittelbar in der Seminarverwaltung verfügbar.

Mögliche Positionen des Check-Points:

  • Eingang Gebäude

  • Eingang Etage

  • Eingang Seminarraum

Checkin am Check-Point per Handy-App

Teilnehmende checken selbstständig am Check-Point Tablet per QR-Code-Scan ein. Das Tablet zum Anzeigen der QR-Codes kann bei DigitalCheckIn erworben werden. Die erfassten Anwesenheitsdaten sind direkt nach dem Einchecken in der Seminarverwaltung verfügbar.

Mögliche Positionen des Check-Points:

  • Eingang Gebäude

  • Eingang Etage

  • Eingang Seminarraum

Person weist seine Anwesenheit im digitalen Klassenbuch per QR-Code Scan nach
Person checkt in einen Kurs per QR-Code-Scan bei der Lehrkraft ein.

Checkin beim Dozenten

Die Erfassung der Anwesenheit kann ebenfalls direkt an einem Gerät der Dozenten erfolgen. Dabei können Lehrkräfte oder Dozenten einen QR-Code bereitstellen, welchen die Teilnehmenden mit ihrem Handy einscannen. Die erfassten Anwesenheiten sind unmittelbar in der Anwendung von DigitalCheckIn einsehbar.

QR-Codes können am Handy, Tablet, Laptop oder am PC im Seminarraum angezeigt werden.

Checkin am Smart-Tag

Ein SmartTag ist ein NFC-Tag, den Teilnehmende einscannen können. Der SmartTag ist flexibel einsetzbar, da man ihn an verschiedene Positionen befestigen kann. Wir empfehlen eine zentrale Stelle im Seminarraum. Die erfassten Checkins können in Echtzeit ausgewertet werden.

  • benötigt keinen Strom- oder Internetanschluss

  • flexibel einsetzbar

  • niedrige Anschaffungskosten

Person checkt ein per NFC-Scan

Anwendungsfall prüfen

Finden Sie mit wenigen Fragen heraus, ob Ihr individueller Anwendungsfall mit der Seminarverwaltung und Anwesenheitserfassung von DigitalCheckIn umsetzbar ist:

FAQs – Häufige Fragen zur Seminarverwaltung

Die Seminarverwaltung von DigitalCheckIn bietet Funktionen wie Seminarerstellung, Teilnehmerverwaltung, Anwesenheitskontrolle, Feedbacksammlung, Zertifikaterstellung und vieles mehr.

DigitalCheckIn unterstützt die Verwaltung von Präsenzseminaren, Online-Seminaren und hybriden Seminaren.

Ja, DigitalCheckIn bietet eine Anwesenheitskontrolle, bei der Teilnehmer sich über QR-Codes, NFC-Karten oder manuell einchecken können.

Ja, mit einem Zusatzmodul können Feedbackformulare an die Teilnehmer versendet werden.

Ja, DigitalCheckIn kann über API-Schnittstellen mit anderen Systemen wie LMS integriert werden.

Ja, es gibt eine mobile App für Teilnehmer und Seminarleiter, um Seminare zu verwalten und teilzunehmen.

Teilnehmerlisten können in verschiedenen Formaten wie CSV oder Excel exportiert werden.

Es gibt detaillierte Berichte über Teilnehmer, Anwesenheit, Feedback und vieles mehr.

Kostenloses Infopaket

  • Produktinfo zu DigitalCheckIn

  • Best-practice-Prozess von DigitalCheckIn

  • Checkliste zur Digitalisierung der Anwesenheitserfassung

Infopaket von DigitalCheckIn mit einer Produktübersicht.