Herrenberg Urteil: Worauf Bildungsträger jetzt achten sollten

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Das Herrenberg Urteil hat nicht nur in der Welt der Musikschulen für Aufruhr gesorgt, sondern auch im gesamten Bildungsbereich für Aufsehen gesorgt. Im Mittelpunkt steht dabei das Thema der Scheinselbstständigkeit. Das Bundessozialgericht urteilte, dass freiberuflich Tätige, die in organisatorische und administrative Abläufe eingebunden sind, nicht als selbstständige Tätigkeit gelten. Für so manche Bildungseinrichtung bedeutet das eine neue, unerwartete Herausforderung.

Freiberufliche Dozenten werden häufig nicht nur für die Lehre, sondern auch für administrative Aufgaben eingesetzt. Das Herrenberg Urteil macht deutlich, dass diese Art von Aufgaben dazu führt, dass freiberufliche Mitarbeiter in die Betriebsabläufe einer Bildungseinrichtung eingebunden werden. Dadurch entsteht ein Abhängigkeitsverhältnis, das im Widerspruch zur freien Selbstständigkeit steht.

Das bedeutet, dass Bildungseinrichtungen ihre Prozesse umstellen müssen, wenn sie nicht in rechtliche Schwierigkeiten geraten wollen. So dürfen beispielsweise freiberufliche Dozenten nicht Teil von organisatorische und verwaltungstechnischen Prozessen sein, wenn sie den Status der Selbständigkeit behalten wollen. Das ist leichter gesagt als getan. Viele Bildungseinrichtungen haben diese flexiblen Arbeitskräfte in der Vergangenheit für Verwaltungsarbeiten eingesetzt.

Die Konsequenzen des Herrenberg Urteils sind immens:

1. Rechtliche Konsequenzen: Halten sich die Bildungseinrichtungen nicht daran, können hohe Nachzahlungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen fällig werden. Diese Nachzahlungen können mehrere Jahre andauern und zu erheblichen Belastungen führen.
2. Strukturelle Probleme: Bildungseinrichtungen müssen sich neu strukturieren. So kann die Abwicklung von Verwaltungsangelegenheiten nicht mehr von freiberuflichen Mitarbeitern übernommen werden; das stellt neue Anforderungen an die internen Prozesse.
3. Veränderte Arbeitsverhältnisse: Viele Bildungsanbieter müssen entscheiden, ob sie weiterhin freiberufliche Dozenten einstellen oder auf festangestellte Mitarbeiter setzen.

Bildungsträger müssen nun genau überlegen, wie sie ihre freiberuflichen Lehrkräfte beschäftigen. Insbesondere ist es wichtig, Verwaltungsaufgaben klar von pädagogischen Aufgaben zu trennen. Nur so kann die Unabhängigkeit der Dozenten gewahrt und Rechtssicherheit gewährleistet werden.

Das Herrenberg Urteil zeigt eines ganz deutlich: Es erfordert ein Umdenken in den Bildungseinrichtungen und die Anpassung ihrer internen Prozesse, um künftige Probleme zu vermeiden.

Auf dieser Argumentation der Deutschen Rentenversicherung (DRV) basiert das Herrenberg Urteil, wonach freiberuflich tätige Lehrkräfte, die in organisatorische oder administrative Abläufe eingebunden sind, nicht selbständig tätig seien. Die Frage ist: Ab welchem ​​Zeitpunkt wird freiberufliche Tätigkeit zur Scheinselbständigkeit? Laut der DRV genau dann, wenn der freiberufliche Mitarbeiter ähnlich wie festangestellte Mitarbeiter in das Unternehmen eingebunden wird.

Diese beispielhaften Tätigkeiten machen deutlich, dass Dozenten nicht nur den Unterricht leiten, sondern auch aktiv in die Organisation der Bildungseinrichtung eingebunden sind. Dadurch entsteht ein Abhängigkeitsverhältnis, in dem der Dozent nicht nur von seiner fachlichen Fähigkeit, sondern auch von den organisatorischen Aufgaben abhängig ist.

Der DRV argumentiert dagegen, dass sich eine ordnungsgemäße Selbständigkeit typischerweise durch zwei Merkmale auszeichnet, nämlich:

1. Weisungsfreiheit – der selbstständig tätige Dozent hat selbst die freie Wahl, wie er den Unterricht gestaltet und nimmt nicht an den betrieblichen Abläufen der Bildungseinrichtung teil.
2. Eigenverantwortung: Selbständige sind allein für ihre Arbeit verantwortlich, müssen aber nicht in den institutionellen Organisationsprozess eingreifen.

Fehlt diese Eigenständigkeit, geht der DRV in diesem Fall davon aus, dass der Dozent in einem Angestelltenverhältnis steht. Das bedeutet, dass die Bildungseinrichtung für diese Person Sozialversicherungsbeiträge zahlen muss – rückwirkend, wenn der Status der Scheinselbständigkeit festgestellt wird. Im schlimmsten Fall drohen hohe Nachzahlungen, die die Bildungseinrichtung stark belasten können.

Das Herrenberg Urteil hat deutlich gezeigt, welche Risiken die Anstellung freiberuflicher Lehrkräfte an allen deutschen Bildungseinrichtungen birgt. Sobald ein freiberuflicher Mitarbeiter in den Betrieb einer Organisation eingegliedert wird, kann die DRV prüfen, ob es sich um eine Scheinselbständigkeit handelt. Dies führt nicht nur zu Rechtsunsicherheit, sondern auch zu erheblichen finanziellen Risiken.

Wenn die DRV feststellt, dass es sich bei freiberuflichen Dozenten um Scheinselbstständige handelt, führt dies zu Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen. Diese Nachforderungen reichen oft bis zu vier Jahre zurück; bei Vorsatz können die Beiträge sogar für einen Zeitraum von bis zu 30 Jahren nachgefordert werden.

Die Nachzahlung enthält sowohl den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen als auch den Arbeitnehmeranteil. Da Bildungseinrichtungen diese Nachforderungen oft finanziell nicht bewältigen können, besteht die große Gefahr, dass sie in ernsthafte finanzielle Schwierigkeiten geraten.

Neben den finanziellen Risiken kann eine Scheinselbstständigkeit auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Wenn nachgewiesen werden kann, dass auf die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen verzichtet wurde, drohen Geldbußen und ein Strafverfahren gegen den Täter. Dies gilt insbesondere dann, wenn dem Arbeitgeber nachweislich versucht wurde, die tatsächlichen Arbeitsverhältnisse zu verschleiern.

Die Bildungseinrichtungen, die freiberufliche Dozenten beschäftigen, sollten sich daher dieser rechtlichen Risiken bewusst sein und die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um sie zu vermeiden. Dies bedeutet, die Art und Weise, wie freiberufliche Mitarbeiter in das Unternehmen eingebunden werden, zu überdenken.

Nach dem Herrenberg Urteil müssen die Bildungseinrichtungen einen wesentlichen Faktor beachten: Die freiberuflichen Dozenten dürfen nicht in die organisatorischen und administrativen Abläufe der Einrichtungen eingebunden werden. Sie müssen abgesondert werden, damit die Eigenständigkeit der Lehrkräfte gewahrt bleibt und keine Scheinselbstständigkeit droht.

Heute müssen Bildungseinrichtungen ihre internen Prozesse neu organisieren. Die Vermeidung organisatorischer Aufgaben für freiberufliche Dozenten bedeutet in den meisten Fällen einen kompletten Umstrukturierungsprozess:

1. Aufgaben klar abgrenzen: Es muss eine klare Trennung zwischen pädagogischen und administrativen Tätigkeiten geben. Nur Dozenten sollten sich auf die Lehre konzentrieren, während alles andere von Verwaltungsmitarbeitern oder digitalen Lösungen übernommen wird.
2. Tätigkeiten übertragen: Administrative Aufgaben sind an andere zu delegieren. Anwesenheitslisten, Kursdaten und Abwesenheitsberichte sind beispielsweise klar auf interne Verwaltungsmitarbeiter zu verteilen, während die Trennung zwischen Lehre und Verwaltung klar gewahrt bleibt.
3. Digitale Systeme einführen: Mit den aktuellen Anforderungen des Herrenberg Urteils im Hinterkopf ist jede Bildungseinrichtung gut beraten, bei der automatischen Erledigung dieser Aufgaben auf digitale Lösungen zu setzen, statt großen Verwaltungsaufwand zu entwickeln.

Eine Möglichkeit, den organisatorischen Aufwand für freiberufliche Dozenten zu verringern, können digitale Systeme sein. Sie ermöglichen die Automatisierung vieler Aufgaben, die sonst den Dozenten zufallen würden, und ermöglichen gleichzeitig eine rechtskonforme Dokumentation. Beispielsweise kann eine digitale Lösung wie DigitalCheckIn folgende Funktionen übernehmen: Selbstständige Anwesenheitserfassung durch Teilnehmende, Automatische Erstellung von Anwesenheitsberichten, Bereitstellung von Kursinformationen per App, etc. Weitere Infos dazu finden Sie im nächsten Kapitel.

DigitalCheckIn bietet eine digitale Plattform, die mit dem alleinigen Ziel entwickelt wurde, die Bildungseinrichtungen von der Organisation ihrer Verwaltungsaufgaben zu entlasten. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass freiberufliche Dozenten keine Aufgaben übernehmen müssen, die zu einem Abhängigkeitsverhältnis führen könnten.

DigitalCheckIn bietet mehrere Funktionen, die die Optimierung der Prozesse an Bildungseinrichtungen im Hinblick auf das Herrenberg Urteil bestmöglich unterstützen:

Erfassung der Anwesenheit durch Teilnehmer selbständig

Die wohl häufigste administrative Tätigkeit – oft an freiberufliche Lehrkräfte delegiert – ist die Erfassung der Anwesenheit der Teilnehmer. Mit DigitalCheckIn müssen sich Lehrende nicht mehr um diese Aufgabe kümmern, denn die Teilnehmer können ihre Anwesenheit direkt über eine App erfassen. Dabei wird an einem Checkpoint-Terminal ein QR-Code angezeigt, welcher durch Teilnehmende eingescannt werden kann.

Vorteil: Die organisatorische Funktion entfällt für freiberufliche Lehrende vollständig, wodurch eine klare Trennung zwischen Lehre und Verwaltung stattfindet – und damit eine problematische Einbindung in den Betrieb der Einrichtung in jeglicher Form vermieden wird.

Veröffentlichung von Lehrveranstaltungsdetails über die App

Neuigkeiten zu Stundenplanänderungen, Unterrichtseinheiten oder wichtigen organisatorischen Details werden über DigitalCheckIn direkt an die Teilnehmer kommuniziert. Das heißt, alle Informationen laufen innerhalb der App selbst zusammen und freiberufliche Lehrende müssen nicht mehr eingebunden werden.

Vorteil: Die Teilnehmer erhalten alle relevanten Informationen zeitnah und geordnet, ohne dass Lehrende als Vermittler in der Kommunikation auftreten müssen. Der organisatorische Aufwand seitens der Lehrenden wird dadurch minimiert und die Effektivität gesteigert.

Eigenständige Einreichung von Entschuldigungen

Zu den weiteren Aufgaben der Dozierenden gehören meist auch die Entgegennahme von Entschuldigungen für die Abwesenheiten der Teilnehmer. Bei DigitalCheckIn melden Lernende ihre Abwesenheiten direkt über die App. Diese Information wird ohne Eingreifen der Dozierenden sofort an die Verwaltung weitergeleitet.

Vorteil: Zentral verwaltetes und automatisiertes Abwesenheitsmanagement. Die Dozierenden müssen sich nicht um administrative Details kümmern, was ihnen Unabhängigkeit verschafft und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduziert.

Die Einführung von DigitalCheckIn in Bildungseinrichtungen dient nicht nur der Erfüllung der rechtlichen Anforderungen des Herrenberg Urteils, sondern ist auch ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der internen Geschäftsprozesse. Die Vorteile von DigitalCheckIn umfassen unter anderem Folgendes:

Das Herrenberg Urteil hat für Bildungsträger einen höheren Anspruch gesetzt, interne Strukturen und Arbeitsabläufe kritisch zu hinterfragen. Insbesondere die Gefahr der Scheinselbstständigkeit erfordert ein Umdenken im Umgang mit freiberuflichen Lehrkräften. Nur eine klare Trennung zwischen pädagogischen Aufgaben und organisatorischen Tätigkeiten kann mögliche rechtliche Probleme vermeiden.

Das Urteil ist offenbar ein Hindernis, es ist aber auch eine sehr willkommene Chance: Schulen und andere Bildungseinrichtungen können diese Entwicklung als Chance nutzen, ihre internen Prozesse rechtssicher zu digitalisieren. So werden durch den Einsatz moderner digitaler Systeme wie DigitalCheckIn nicht nur organisatorische Aufgaben vereinfacht, sondern auch Rechtssicherheit sowie die Möglichkeit geschaffen, flexible, freiberufliche Arbeitsmodelle beizubehalten.