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Die Entscheidung des Bundessozialgerichts, auch Herrenberg Urteil genannt, hat im Juni 2022 die deutsche Rechtslage für freiberufliche Dozenten komplett verändert. Das BSG unterwarf damals einen Musiklehrer, der auf Honorarbasis an einer städtischen Musikschule beschäftigt war, der Sozialversicherungspflicht. Dafür gab es wenig Präzedenzfall seitens des Gerichts: Zuvor hatte das Gericht in einem sehr ähnlichen Fall die Unabhängigkeit eines Musiklehrers bestätigt.
Die Konsequenzen dieses Urteils sind gravierend, da es die Grenzen zwischen Selbständigkeit und abhängiger Beschäftigung enger zieht. Dies bedeutet insbesondere für Bildungseinrichtungen, die freiberuflich Dozenten beschäftigen, eine erhöhte Pflicht zur Prüfung der Vertragsgestaltung und Arbeitsorganisation.
Abgrenzung echter Selbstständigkeit von Scheinselbstständigkeit
Ob ein freiberuflicher Dozent tatsächlich selbstständig oder scheinselbständig ist, stellt sich nun anhand folgender Kriterien. Denn diese sind wichtige Kriterien, die zwischen sozialversicherungsrechtlicher Abhängigkeit und Unabhängigkeit eines Dozenten unterscheiden. Die Unterscheidung hängt im Wesentlichen von drei Faktoren ab – Weisungsgebundenheit, Einbindung in das Unternehmen und unternehmerisches Risiko.
1. Weisungsgebundenheit und betriebliche Eingliederung
Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zwischen Selbständigkeit und Scheinselbstständigkeit ist daher die Frage, inwieweit ein Dozent weisungsgebunden und in die Strukturen der Bildungseinrichtung eingebunden ist. Scheinselbstständigkeit liegt grundsätzlich dann vor, wenn die Bildungseinrichtung vorgibt, wie viele Unterrichtsstunden, zu welcher Zeit und an welchem Ort sie zu halten hat und den Dozenten klare Weisungen erteilt. „Weisungsfreiheit“ besteht nur dann, wenn der Dozent Spielraum hat, selbst zu entscheiden, wie, wo und wann er arbeitet.
Beispiele aus der Praxis für betriebliche Einbindung:
- Feste Unterrichtszeiten, die nicht flexibel eingeteilt werden können.
- Anwesenheitserfassung von Kursteilnehmern
- Teilnahme an internen Meetings und Konferenzen.
- Vorgaben der Bildungseinrichtung zur Gestaltung der Lehrinhalte.
Je stärker ein Dozent in diese Strukturen eingebunden ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er als abhängig beschäftigt und damit sozialversicherungspflichtig eingestuft wird.
2. Unternehmerrisiko und eigenverantwortliche Arbeit
Ein weiteres grundlegendes Kriterium für tatsächliche Unabhängigkeit von Bildungseinrichtungen ist das unternehmerische Risiko: Selbständige Dozenten arbeiten unmittelbar hinsichtlich ihrer Einkünfte. Das heißt, wer wirtschaftlich unabhängig sein will, darf sich keinen Weisungen unterwerfen, denn er trägt die Risiken in seinem Unternehmen. Das bedeutet, dass er die Verantwortung für die Organisation, Weiterentwicklung und Vermarktung seiner Kurse übernimmt – und auch die mit der Finanzierung verbundenen Risiken.
Folgende Beispiele sprechen für eine eigenverantwortliche Arbeit:
- Der Dozent organisiert seine Arbeit weitgehend selbst und entscheidet über Inhalte, Methoden und Kursgestaltung.
- Die Einkünfte richten sich nach der Teilnehmerzahl bzw. der Nachfrage nach Kursen.
- Der Dozent hat die Freiheit, gleichzeitig mit unterschiedlichen Bildungseinrichtungen oder Auftraggebern zusammenzuarbeiten.
3. Typische Stolpersteine in der Bildungspraxis
Bildungseinrichtungen achten häufig nicht ausreichend auf die Fallstricke, die zu einer Einstufung als Scheinselbständige führen. Viele Maßnahmen, die normalerweise als „sicher“ gelten, erweisen sich in der Praxis als nicht ausreichend. Dazu gehört beispielsweise die Angabe des Dozenten als „Freiberufler“ im Vertrag oder eine nebenberufliche Honorararbeit. Eigene Lehrmaterialien reichen in den meisten Fällen ohnehin nicht aus, um eine ordnungsgemäße Selbstständigkeit nachzuweisen.
Typische Missverständnisse und Fehler:
- Anzunehmen, dass allein der „Freiberufler“-Vertrag die Selbstständigkeit sicherstellt.
- Eine Honorararbeit als Stelle mit festen, geregelten Arbeitszeiten.
- Einbindung in den Organisationsablauf der Bildungseinrichtung, etwa in Form von obligatorischen Teambesprechungen oder schulinternen Veranstaltungen.
Praktische Maßnahmen zur Minimierung des Risikos der Scheinselbstständigkeit
Aus diesem Grund müssen Bildungseinrichtungen der Art der Arbeit und den vertraglichen Vereinbarungen freiberuflicher Dozenten große Aufmerksamkeit schenken, um das Risiko einer Scheinselbstständigkeit zu minimieren. Die Gestaltung sollte klar und risikobewusst sein. Im Folgenden sind praktische Schritte aufgeführt, die erforderlich sind, um Dozenten legal zu beschäftigen, ohne ihre Unabhängigkeit zu beeinträchtigen.
1. Analyse und Anpassung der Einsatzstruktur
Zunächst müssen die Bildungseinrichtungen ihre bestehenden Strukturen anhand der Kriterien der Unabhängigkeit überprüfen. Solche systematischen Vergleiche mit einschlägigen Gerichtsentscheidungen – wie etwa dem Herrenberg Urteil – zeigen Schwächen und Risiken auf. In vielen Fällen machen kleine Änderungen in der Arbeitsorganisation einen großen Unterschied.
Checkliste zur Statusüberprüfung und Risikominimierung:
- Prüfung der Weisungsbefugnis: Ist der Dozent in der Lage, seine Arbeit eigenständig zu leiten?
- Unternehmenseinbindung: Wie ist die Einbindung des Dozenten in interne Prozesse zu charakterisieren?
- Unternehmensrisiko: Trägt der Dozent sein eigenes wirtschaftliches Risiko?
Dies stärkt auch die Suche nach einer Anpassung der Einsatzstruktur an die rechtlichen Anforderungen und bildet eine gute Grundlage für die Gestaltung rechtssicherer Verträge.
2. Verträge und praktische Umsetzung anpassen
Neben der Analyse ist eine präzise Vertragsgestaltung ein wesentlicher Schlüssel zur Vermeidung von Scheinselbstständigkeit. In den Verträgen sollte auf die Freiheit und Unabhängigkeit der Dozierenden Wert gelegt und die Anforderungen an die Betriebsführung auf ein Minimum beschränkt werden. Auch die praktische Umsetzung sollte sich daher an der Unabhängigkeit der Dozierenden orientieren.
Empfehlung zur Vertragsgestaltung:
- Weisungsfreiheit: Erläutern Sie, dass die Gestaltung des Unterrichts frei in der Hand der Dozierenden liegt.
- Ortsunabhängigkeit: Lassen Sie die Dozierenden, wenn möglich, selbst über den Ort des Unterrichts entscheiden, insbesondere bei Online-Kursen.
- Vertretungsregeln: Lassen Sie die Dozierenden – sofern diese dem zustimmen – durch den Auftraggeber vertreten.
- Tätigkeit für andere Auftraggeber: Es ist wichtig, im Vertrag klarzustellen, dass die Dozierenden auch für andere Bildungseinrichtungen tätig sein dürfen.
Praktische Umsetzung im täglichen Zusammenarbeitsalltag:
- Binden Sie die Dozierenden nicht durch verpflichtende Meetings oder Teamevents.
- Vermeiden Sie starre, institutionalisierte Vorgaben hinsichtlich Arbeitszeiten und Lehrstrukturen, die auf eine Unternehmensgründung hindeuten könnten.
3. Flexibilität statt Einheitslösungen
Pauschale Änderungen oder überstürzte Maßnahmen sind kontraproduktiv. Vielmehr sollte jede Bildungseinrichtung eine individuelle Lösung für die Zusammenarbeit mit Dozierenden suchen. Überstürzte Maßnahmen wie die sofortige Umstellung auf ein Angestelltenverhältnis haben schnell den Charakter eines Eingeständnisses, dass bisher Scheinselbstständigkeit vorlag – mit zusätzlichen Ansprüchen.
Ansätze für individuelle Lösungen:
- Schrittweise Anpassungen: Die Strukturen nach und nach anpassen, um die Selbständigkeit zu stabilisieren.
- Faktische organisatorische Änderungen: Wenn ein Angestelltenverhältnis in Erwägung gezogen wird, sollten Arbeitszeitregelungen, Vertretungsregelungen und organisatorische Aufgaben so umgestaltet werden, dass faktische Änderungen der bisherigen Zusammenarbeit leicht erkennbar sind.
- Kommunikative Unterstützung: Jede Änderung klar kommunizieren und mit betrieblichen Vorteilen begründen, etwa indem der Dozierende flexibler eingesetzt werden kann oder eng in bestimmte Projekte eingebunden ist.
DigitalCheckIn als Unterstützungstool für Bildungseinrichtungen
DigitalCheckIn ist eine intelligente Lösung, die Bildungseinrichtungen dabei unterstützt, die Zusammenarbeit mit freiberuflichen Dozenten transparenter und organisatorisch unabhängiger zu gestalten. Es hilft bei der Anwesenheitserfassung der Teilnehmer und beinhaltet Aufgaben, die dazu beitragen, Dozenten administrativ zu entlasten. Damit trägt es dazu bei, das Risiko der Scheinselbstständigkeit zu senken, indem es die organisatorische Unabhängigkeit der Lehrenden stärkt und Arbeitsprozesse vereinfacht.
1. Selbstständige Anwesenheitserfassung durch Teilnehmer
Der große Vorteil von DigitalCheckIn ist, dass Kursteilnehmer ihre Anwesenheit selbstständig erfassen können. Über eine Handy-App oder eine NFC-Karte registrieren sich die Teilnehmer unabhängig voneinander – egal ob für Präsenzkurse oder Online-Events. Eine Funktion, die Dozierende enorm entlastet, da sie die Anwesenheitsliste nicht händisch führen müssen. Durch die automatische Erfassung gibt das Tool Dozierenden mehr Unabhängigkeit und erspart ihnen administrativen Aufwand.
Vorteile der selbstständigen Anwesenheitserfassung:
Dozierende müssen selbst keine Anwesenheitslisten führen, was ihnen viel Zeit spart.
Wenn die Teilnehmer ihre Anwesenheit selbstständig bestätigen, entfällt der bisher übliche organisatorische Aufwand.
DigitalCheckIn sorgt für eine übersichtliche und vollständige Anwesenheitsdokumentation aller Kurse.
2. DigitalCheckIn als administrative Unterstützung für freiberufliche Dozenten
Auch bei der organisatorischen und administrativen Abwicklung von Lehrveranstaltungen kann DigitalCheckIn unterstützen, insbesondere für freiberufliche Dozenten. Das Tool automatisiert wichtige Verwaltungsprozesse, sodass der Dozent mehr Zeit für die Inhalte der Lehrveranstaltung hat. Gleichzeitig sorgt DigitalCheckIn dafür, dass die organisatorische Verantwortung bei der Institution verbleibt, der Dozent übernimmt also die Rolle eines externen Dienstleisters.
DigitalCheckIn sorgt für organisatorische Entlastung:
- Teilnehmerverwaltung: Der Dozent hat eine klare Übersicht über die Teilnehmer, ohne dass er selbst Listen führen muss.
- Automatische Dokumentation: Zentrale Erfassung und Dokumentation von Anwesenheit, Abwesenheit und eventuellen Ausfällen.
- Einfache Planung: Praktische Übersicht für den Dozenten über alle relevanten Termine und Lehrveranstaltungszeiten.
Diese Funktionen entlasten den Dozenten organisatorisch und stärken zugleich seine Unabhängigkeit. DigitalCheckIn entlastet den Arbeitsalltag und ist damit ein klarer Vorteil gegenüber einer Festanstellung.
3. DigitalCheckIn als Partner für mehr Transparenz und rechtliche Sicherheit
DigitalCheckIn bietet Bildungseinrichtungen eine datenschutzsichere Möglichkeit, die Zusammenarbeit mit freiberuflichen Dozenten klar zu strukturieren und organisatorische Eingliederungen zu vermeiden. Das Tool stärkt die Autonomie der Dozenten dank eigenständiger Anwesenheitserfassung und automatisiert Prozesse, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert wird. Im Gegenzug bietet dies Bildungseinrichtungen mehr Rechtssicherheit und einen einfacheren Workflow.
Kurz gesagt:
- DigitalCheckIn macht die Zusammenarbeit flexibel und rechtssicher.
- Eigenständige Anwesenheitserfassung und organisatorische Unterstützung stärken die Unabhängigkeit der Dozenten.
- Bildungseinrichtungen schützen sich so selbst und reduzieren das Risiko einer Scheinselbstständigkeit.
DigitalCheckIn bietet Bildungseinrichtungen damit eine professionelle und transparente Basis für den Umgang mit freiberuflichen Dozenten – eine moderne Lösung, die Prozesse optimiert und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
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Fazit zur Scheinselbstständigkeit
Die richtige Einstufung der freiberuflichen Dozenten vermeidet die Gefahr der Scheinselbstständigkeit und schafft Rechtssicherheit. Die Bildungseinrichtung muss sehr genau darauf achten, die Kriterien der Selbstständigkeit zu erfüllen. Flexibilität in den Arbeitsstrukturen, klare Vertragsgestaltung und Vermeidung organisatorischer Eingliederung helfen dabei, die Dozenten legal anzustellen.
Dieses Verfahren wird durch DigitalCheckIn sehr effektiv unterstützt. Das Tool erleichtert die Anwesenheitserfassung der Lehrveranstaltungsteilnehmer und entlastet die Dozenten administrativ. Dies stärkt den freiberuflichen Status der Dozenten und vermeidet gleichzeitig die Gefahr der Scheinselbstständigkeit. Eine transparente Struktur der Bildungseinrichtungen schafft mehr Transparenz und Klarheit hinsichtlich rechtlicher Anforderungen.
Darüber hinaus kombinieren Bildungseinrichtungen rechtssichere Strukturen mit digitaler Unterstützung und schaffen so eine moderne Arbeitsumgebung für freiberufliche Dozenten. So wird die Zusammenarbeit nicht nur vereinfacht und effektiver, sondern auch langfristig rechtssicher.
