Wenn Unternehmen Zeit, Arbeit und auch Geld sparen wollen, ist die Digitalisierung oftmals ein notwendiger Schritt. Die Implementierung von neuen digitalen Lösungen in bereits bestehen IT-Infrastrukturen ist eine Investition in die Zukunft. Stehen auch Sie aktuell mit Ihrer Organisation vor diesem signifikanten Schritt und suchen nach hilfreichen Informationen? In diesem Artikel werden wir uns die wichtigen Punkte rund um das Thema “Integration von digitaler Anwesenheitserfassung in bestehende Systeme” genauer anschauen.
Warum ist eine Integration von digitaler Anwesenheitserfassung in bestehende Systeme wichtig?
Die erste Frage, die wir bezüglich der Integration von digitaler Anwesenheitserfassung in bestehende Systeme beantworten müssen, ist das “Warum?” Tatsächlich gibt es zahlreiche Vorteile, auf die sich Unternehmen dank der Integration freuen können. Vor allem die erhöhte Effizienz durch die ideale Einbindung in die vorhandene IT-Infrastruktur (beispielsweise in die bereits etablierten Systeme wie HR, Gehaltsabrechnung, Learning Management System (LMS) und Zeiterfassung) ist nennenswert. Zudem wird der Datenfluss zwischen den diversen Bereichen einer Organisation reibungslos umgesetzt, ohne manuell nachhelfen zu müssen.
Das bedeutet, dass erfasste Anwesenheitsdaten ohne manuelle Eingriffe oder doppelte Dateneingaben direkt an Sie, sowie Dozenten, Seminarleiter, etc. weitergeleitet werden können. Dies reduziert menschliche Fehler und verringert den Aufwand für die Datenverarbeitung, was wiederum Zeit und Ressourcen spart.
Vor allem, wenn Sie bereits andere Arbeitsbereiche in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Hochschule implementiert haben, dann ist es essenziell auf eine Lösung zu setzen, welche diese unterstreicht und miteinander kombinierbar ist. Nehmen wir an, Sie haben ein Seminar für Ihre Mitarbeiter entwickelt und möchten die Anwesenheit durch eine digitale Lösung dokumentieren und automatisch eine Liste der Absolventen des Seminars erhalten? Oder haben Sie diverse Remote-Mitarbeiter, sodass Sie nach einer Option suchen, die gearbeiteten Stunden direkt an die Buchhaltung und Gehaltsabrechnung zu senden? Dann ist die Integration von digitaler Anwesenheitserfassung in bestehende Systeme mehr als sinnvoll.
Vorteile einer Integration von digitaler Anwesenheitserfassung
Sie haben aktuell noch keine digitalen Lösungen in Ihrer Organisation etabliert und fragen sich nun, ob dies die richtige Option für Sie ist? Dann haben wir hier die gängigsten Vorteile einer Integration von digitalen Lösungen für Ihre Organisation für Sie parat.
Vermeiden Sie Fehler
Durch den Einsatz digitaler Anwesenheitserfassungssysteme werden menschliche Fehler und ungenaue Aufzeichnungen minimiert. Manuelle Aufzeichnungen oder Stempeluhren gehören der Vergangenheit an. Stattdessen erfassen digitale Systeme die Anwesenheitsdaten automatisch und in Echtzeit, was eine hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit gewährleistetet.
Effiziente Verwaltung
Die digitale Anwesenheitserfassung erleichtert die Verwaltung der Arbeitszeiten sowie Anwesenheitsübersichten an Hochschulen. Diese Systeme ermöglichen eine präzise Erfassung und Verfolgung von Anwesenheit, Stunden, Pausen, etc. Dies erleichtert die Erstellung von Zeitplänen, wie Seminarpläne, die Überwachung der Anwesenheit und schließlich auch die Abrechnung der Mitarbeiter. Durch automatisierte Prozesse sparen Unternehmen und Hochschulen Zeit und Ressourcen bei der Verwaltung der Anwesenheitserfassung.
Flexibilität durch die Integration von digitaler Anwesenheitserfassung
Vor allem, wenn Sie ein Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern haben oder Ihre Seminare und Vorlesungen online anbieten, sodass Ihre Studenten diese auch von Zuhause aus absolvieren können, benötigen Sie eine passende digitale Lösung. Ob mit einer App die Anwesenheit kontrollieren oder bequem von Zuhause aus Urlaubstage verwalten – eine passende digitale Anwesenheitserfassung kann erheblich Zeit sparen und Flexibilität bieten.
Verbesserte Transparenz der Arbeitsstunden Verwaltung
Bei Stempeluhren und anderen veralteten Optionen, ist es für Mitarbeiter nicht möglich, im Anschluss eine Übersicht der gearbeiteten Stunden zu erhalten. Erst am Ende des Monats, doch mit einer digitalen Lösung wird es den Mitarbeitern ermöglicht, zu jederzeit und von jedem Ort aus einen Eindruck zu gewinnen. Dies unterstützt die Transparenz im Unternehmen. Gleiches gilt für Studenten in Hochschulen, welche durch diese digitale Lösung stetig ihre Anwesenheit überprüfen können. Dies ist besonders wichtig, wenn bestimmte Vorlesungen Pflicht sind.
Tipps für eine erfolgreiche Integration von digitaler Anwesenheitserfassung
Sie haben sich nun dafür entschieden, eine digitale Anwesenheitserfassung in bestehende Systeme in Ihrem Unternehmen zu etablieren und fragen sich, was Sie dabei beachten sollten? Dann sind Sie hier genau richtig!
Setzen Sie klare Ziele
Vor allem, wenn Sie aktuell noch auf der Suche nach einer passenden digitalen Lösung sind, welche Sie in Ihre bereits bestehende IT-Infrastruktur implementieren wollen, dann sollten Sie klare Ziele definieren. Mit diesen Zielen im Blick wird es Ihnen einfacher fallen konkrete Anforderungen zu definieren und so die passende Software zu finden.
Bestimmen Sie die konkreten Anforderungen an die Integration von digitaler Anwesenheitserfassung
Fakt ist, jedes Unternehmen hat andere Ziele und demnach auch andere Anforderungen an eine digitale Lösung, doch die gute Nachricht ist, dass es durch die große Auswahl an mögliche Software sicherlich die richtige Alternative gibt. Diese kann allerdings nur gefunden werden, wenn Sie konkret wissen, wonach Sie suchen.
Schauen Sie sich mögliche Anbieter detailliert an
Leider ist die Qualität solcher digitalen Programme nicht immer ideal. Es ist demnach wichtig, dass Sie genau recherchieren, um nicht auf ein schwarzes Schaf hereinzufallen. Am einfachsten und effektivsten geht dies, indem Sie die Bewertungen von aktuellen sowie ehemaligen Kunden lesen. So bekommen Sie einen Eindruck und können leichter entscheiden, ob diese Software die richtige für Sie und Ihr Unternehmen/Hochschule ist.
Beginnen Sie mit der Planung
Erstellen Sie einen Plan für die Implementierung. So haben Sie stetig ein Ziel vor Augen, wissen welche Schritte Sie gehen müssen und was noch zu tun ist.
Binden Sie Ihre Mitarbeiter mit ein
Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter und Administratoren ausreichend geschult sind, um das neue System effektiv zu nutzen. Kommunizieren Sie die Vorteile der digitalen Anwesenheitserfassung und klären Sie Fragen oder Bedenken, um eine reibungslose Akzeptanz sicherzustellen.
Setzen Sie auf eine Testphase zur Fehlervermeidung
Führen Sie vor der vollständigen Implementierung eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass das System einwandfrei funktioniert und alle Anforderungen erfüllt sind. Beheben Sie eventuelle Probleme oder nehmen Sie Anpassungen vor, bevor das System breit eingeführt wird.
Kontaktieren Sie den Kundenservice, falls Probleme und Fragen aufkommen
Wenn Sie auf einen Anbieter setzen, welcher einen guten Kundensupport anbietet, dann raten wir Ihnen bei Fragen und Problem stetig auf diesen zurückzukommen.
Haben auch Sie Interesse an der Implementierung von digitalen Anwesenheitserfassungssystemen? Dann schauen Sie gerne einmal bei DigitalCheckIn vorbei!
