Vorteile & Umsetzung der
digitalen Anwesenheitsliste
Inhaltsverzeichnis:
Anwendungsfall prüfen
DigitalCheckIn bietet verschiedene Varianten zur Erfassung von Anwesenheiten.
Beantworten Sie die 5 Fragen und wir geben Ihnen eine Empfehlung, welche Variante am Besten zu Ihnen passt:
Warum sollte man Anwesenheitslisten digitalisieren?
Sie sind sich noch unsicher, ob Sie Ihre Teilnehmerlisten digitalisieren wollen? Hier sind Vorteile einer digitalen Anwesenheitsliste im Vergleich zu einer herkömmlichen Liste auf Papier.
weniger Aufwand
Manuelle, zeitintensive Arbeitsschritte für die Verwaltungskraft entfallen. Dazu zählen bspw. das Erstellen, das Aktualisieren, Einscannen, Daten übertragen.
immer aktuell
Alle Daten werden in Echtzeit an den Server übertragen. Damit ist die digitale Anwesenheitsliste immer aktuell. So können die Daten jederzeit und unmittelbar nach dem Kurs oder Event eingesehen und weiterverarbeitet werden.
kein Papier
Endlich weniger Papier. Verbessere Deinen ökologischen Fussabdruck und spare hunderte Kilogramm Holz und Wasser. Somit kann Dein Unternehmen oder Organisation einen wichtigen nachhaltigen Beitrag leisten – und das jedes Jahr automatisch.
Berechnung in Echtzeit
Anwesenheits- und auch Fehlzeitenquoten sind oftmals wichtige Informationen. Diese werden mit der digitalen Anwesenheitsliste automatisch berechnet – weil alle Daten in Echtzeit verfügbar sind und Berechnungen somit automatisch ausgeführt werden können.
fälschungssicher
DigitalCheckIn lässt es nicht zu, dass Anwesenheitslisten manipuliert, falsch ausgefüllt oder nachträglich geändert werden. Manuelle Korrekturen durch die Lehrkraft oder den Träger werden revisionssicher getrackt und sind zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar.
signierter Nachweis
Die digitale Anwesenheitsliste wird durch die Lehrkraft jeden Tag zusätzlich digital signiert. Digitale Signaturen sind nur von legitimierten Personen zulässig – und machen die Daten in der digitalen Anwesenheitsliste somit noch sicherer.
Umsetzung mit DigitalCheckIn
Anwesenheitsliste automatisiert erstellen
Teilnehmende weisen selbstständig ihre Anwesenheit per App nach. Anschließend wird die zugehörige Teilnehmerliste online und automatisiert erstellt. Das Bereitstellen & Führen einer physischen Anwesenheitsliste fällt damit weg. Viele administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Anwesenheitslisten in Papierform werden mit unserer digitalen Lösung eliminiert.
In Echtzeit aktualisierte Anwesenheitsliste
Gesendete Daten werden in Echtzeit an den Server übertragen. Dadurch bleibt die digitale Anwesenheitsliste immer auf dem aktuellsten stand – ohne manuellen Aufwand. Wenn beispielsweise ein Teilnehmer in einen Kurs eincheckt, wird dieser als anwesend in der digitalen Anwesenheitsliste angezeigt.
Anwesenheitslisten digital signieren
Beim Check-In wird die Identität der Teilnehmer per Face-ID oder Fingerprint überprüft, wobei ein digital signierter Anwesenheitsnachweis generiert wird. Dieser ist aus fachlicher & rechtlicher Sicht nach der eIDAS-Verordnung mit einer Unterschrift auf Papier gleichzusetzten.
Selbst für manuelle Unterschriften sind keine Papierlisten notwendig. Falls ein Teilnehmender kein Handy zur Verfügung hat, gibt es die Möglichkeit seine Anwesenheit mit einer manuellen E-Signatur zu bestätigen. Dies ist in der Handy-App der Lehrkraft möglich.
Der Aufwand im Vergleich – digital vs. analog
Erst auf den zweiten Blick bemerkt man,
dass nahezu alle manuellen Tätigkeiten bei einer digitalen Anwesenheitsliste entfallen.
| Tätigkeit | Analoge AWL (Papier) | Digitale AWL (App, Web) |
|---|---|---|
| Erstellen der Anwesenheitsliste je Kurs | manuell | automatisch |
| Aktualisieren der Anwesenheitliste (z.B. Nachtragen von TN) | manuell | automatisch |
| Versenden der AWL an Lehrkraft per Post/Kurier/Hauspost | manuell | – |
| Auslegen, Kontrollieren und Einsammeln | manuell | automatisch |
| Rückversand der AWL an Verwaltungskraft | manuell | – |
| Kontrolle der Vollständigkeit je AWL durch Verwaltungskraft | manuell | automatisch |
| Archivierung der AWL (z.B. physisches Abheften) | manuell | – |
| Einscannen der AWL für elektronische Archivierung/Speicherung oder Versand | manuell | – |
| Versand des Scans je AWL per E-Mail oder Upload | manuell | – |
| Übertrag der Daten je AWL in führendes System oder anderes Medium | manuell | – |
| Rücksprache und Fehlerkorrektur je AWL | manuell | – |
FAQs – Häufige Fragen zur digitalen Anwesenheitsliste
Digitale Anwesenheitsliste per App
Noch nie war es so einfach digital sicher und 100% datenschutzkonform in einen Kurs oder Event einzuchecken. Unsere App macht papierbasierte Anwesenheitslisten überflüssig.
