Digitale Anwesenheitserfassung in Hochschulen

Die Anwesenheitserfassung von Studierenden in Hochschulen und Universitäten spielt vor allem bei Kursen mit Anwesenheitspflicht eine große Rolle. Dabei ist der Prozess der Anwesenheitserfassung mit einem großen Aufwand für alle Beteiligte verbunden. Bei der Nutzung von Unterschriftslisten werden Verwaltungskräfte mit einem hohen manuellen Aufwand konfrontiert. Oft werden die Anwesenheitskontrollen durch Aufrufen und Abhaken der Studierenden durchgeführt. Dieser Prozess ist vor allem bei großen Studierendengruppen sehr zeitintensiv und die Lehrkräfte werden mit zusätzlichen Aufgaben belastet. Um den Prozess der Anwesenheitserfassung zukunftsfähig zu gestalten, ist die Digitalisierung ein notwendiger Schritt.

In der heutigen Zeit sind die Anforderungen an eine digitale Lösung zur Anwesenheitserfassung sehr vielseitig und ständig im Wandel. Seit der Covid-19-Pandemie wird verstärkt auf Online-Lehre gesetzt. Daher ist eine digitale Lösung zur Anwesenheitserfassung sowohl für Kurse in Präsenz sowie in der virtuellen Welt notwendig. Eine weitere Herausforderung bei der Einführung einer digitalen Lösung ist die Integration in die bestehende digitale Infrastruktur der Hochschule oder Universität.
Bei der Konzeption und Entwicklung von DigitalCheckIn wurde eng mit Hochschulen und Universitäten zusammengearbeitet. Daher konnten wir aktuelle Herausforderungen bei unserer Lösung zur digitalen Anwesenheitserfassung berücksichtigt.

In Hochschulen finden meist Kurse mit einer hohen Anzahl von Studierenden statt. Eine manuelle Erfassung der Anwesenheiten ist daher sehr zeitintensiv. Mit DigitalCheckIn ist es möglich, dass der gesamten Prozess der Anwesenheitserfassung digital dargestellt wird. Dabei wird die Lehrkraft entlastet und die Studierenden können ihre Anwesenheit selbstständig nachweisen. Der Best Practice-Prozess mit Einbindung von DigitalCheckIn gestaltet sich wie folgt:

1. Datenübernahmen per Schnittstelle oder CSV-Import: Die Kursdaten und die Daten der Studierenden müssen nicht manuell in die DigitalCheckIn-Anwendung übertragen werden. Mit einer Schnittstelle zum LMS der Hochschule können die Daten ganz einfach in DigitalCheckIn übertragen werden.
2. Automatische Einladung an Studierende: Wenn ein Studierender einem Kurs zugeordnet wird, erhält er automatisiert eine Einladung per E-Mail. Darin Enthalten ist eine Anleitung zum neuen Ablauf bei der Anwesenheitserfassung, sowie einem Link zum Download der DigitalCheckIn-App. Bei Registrierung in der App ist der Studierende bereits zu den Kursen zugeordnet und kann Informationen über Kurszeiten und Veranstaltungsorte abrufen.
3. Anmeldung mit Identitätsprüfung: Vor dem Beginn eines Kurses melden sich Studierende in der DigitalCheckIn-App an. Es wird überprüft, ob es sich um die registrierte Person handelt. Die Prüfung kann entweder über PIN-Eingabe, Biometrie (z.B. Fingerprint) oder Face-ID durchgeführt werden. Für jeden Kurs kann die Sicherheitsstufe individuell konfiguriert werden.
4. Check-In am Checkpoint: Vor Beginn des Kurses checken die Studierenden selbstständig mit ihrem Handy über einen Checkpoint am Eingang des Raumes ein. Dabei wird die Anwesenheit per QR-Code-Scan oder NFC überprüft. Kurz vor Beginn des Kurses überprüft das System, ob alle angemeldeten Studierende eingecheckt sind. Falls jemand z.B. vergessen hat sich einzuchecken, bekomm die Person eine Benachrichtigung auf das Handy. Wenn jemand kein Handy zur Verfügung hat, ist eine manuelle Einbuchung am Checkpoint möglich.
5. Automatischer Check-Out: Wenn bei der Anwesenheitskontrolle der Studierenden der Zeitraum beziehungsweise die Dauer der Anwesenheit relevant ist, kann diese mit DigitalCheckIn ebenfalls erfasst werden. Wenn Studierende den Kurs verfrüht verlassen, kann die DigitalCheckIn-Anwendung dies anhand der GPS-Position erkennen. Bei dem Zeitpunkt des Verlassens wird ein Zeitstempel bei dem Studierenden hinterlegt. Erreicht ein Studierender regulär das Kursende, wird der Check-Out automatisch mit einem Zeitstempel registriert.
6. Digitale Anwesenheitsliste: Anhand der Check-Ins und -Outs der Studierenden wird eine digitale Anwesenheitsliste generiert. Diese Liste ist für die Hochschule und Lehrkräfte in Echtzeit einsehbar und kann per Schnittstelle oder per CSV exportiert werden.

Vor allem seit der Covid-19-Pandemie finden Kurse in Hochschulen verstärkt in virtueller Form statt. Im Gegensatz zu Präsenz-Kursen gibt es bei der Erfassung von Anwesenheiten andere Herausforderungen und Anforderungen. Mit DigitalCheckIn haben Hochschulen die Möglichkeit, die Anwesenheitserfassung von Studierenden auch in virtuellen Kursen digital zu gestalten. Der Best Practice-Prozess für virtuelle Kurse sieht folgendermaßen aus:

1. Datenübernahmen per Schnittstelle oder CSV-Import: Analog zum Prozess in Präsenzkursen können auch hier die Daten aus dem LMS der Hochschulen per Schnittstelle in die DigitalCheckIn-Anwendung übertragen werden.
2. Automatische Einladung an Studierende: Nach der Übernahme der Daten werden Studierende automatisch per E-Mail eingeladen. Hierbei erhalten sie eine Anleitung über die Anwesenheitserfassung und einen Link zur DigitalCheckIn-App. Nach dem Herunterladen der App können Studierende Informationen zum Kurs abrufen.
3. Anmeldung mit Identitätsprüfung: Zu Beginn eines Kurses melden sich Studierende in der DigitalCheckIn-App an. Bei der Anmeldung wird überprüft, ob es sich tatsächlich um die angemeldete Person handelt. Es kann je Kurs eine niedrige (PIN mit Username), mittlere (Geräte-Biometrie, z.B. Fingerprint) oder hohe (Face-ID) Sicherheitsstufe konfiguriert werden.
4. Check-In: Studierende weisen ihre Anwesenheit per QR-Code-Scan über die App nach. Der QR-Code wird den Studierenden automatisch über einen virtuellen Assistenten angezeigt. Falls jemand kein Handy zur Verfügung hat, kann der virtuelle Assistent manuell die Anwesenheit überprüfen.
5. Check-Out: Der virtuelle Assistent erkennt automatisch, wenn ein Teilnehmender den Kurs verlässt. Daraufhin wird eine Benachrichtigung auf das Handy der jeweiligen Person gesendet und es wird nach dem Grund des Verlassens gefragt. Es wird automatisch festgehalten, wie lange ein Studierender am Kurs teilgenommen hat.
6. Digitale Anwesenheitsliste: Eine Anwesenheitsliste der Studierenden wird in Echtzeit erstellt und kann jederzeit durch Lehrkräfte und die Hochschule eingesehen werden. Die Liste kann per Schnittstelle oder CSV exportiert werden.

Mit DigitalCheckIn können Hochschulen die Anwesenheiten von Studierenden effizient und digital erfassen. Dozierende und Verwaltungskräfte werden rund um das Thema Anwesenheitskontrolle entlastet und können sich auf wesentlichere Aufgaben fokussieren. Dabei ist egal ob Kurse in Präsenz, virtuell oder Hybrid stattfinden.