Elektronische Arbeitszeiterfassung: So einfach geht’s

Zeit, Geld und Mühen sparen? Genau das verspricht die Digitalisierung! Vor allem in größeren Unternehmen kann es schwer und zeitaufwendig werden, stetig einen Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu behalten. Hinzu kommen die Richtlinien zum Urlaub, plötzliche Krankheitsfälle und vieles mehr. Eine vielversprechende Lösung ist hierbei die elektronische Arbeitszeiterfassung. Haben Sie sich für diese entschieden und fragen sich nun, wie Sie diese in Ihrem Unternehmen umsetzen können? Kein Problem, hier haben wir alle wichtigen Informationen für Sie.

Schon vor der Corona-Pandemie gab es zahlreiche Unternehmen, welche auf Remote-Mitarbeiter und Freelancer gesetzt haben, doch vor allem seit 2020 wurde die Frage nach der effizienten Arbeitszeiterfassung noch wichtiger. Nicht nur ist es für einen Arbeitgeber bedeutsam einen Überblick über die Arbeitnehmer und deren Arbeitsstunden zu behalten, sondern zugleich ist es ein wichtiger Weg zum langfristigen Erfolg. Regelmäßige Fehler in der Erfassung können im schlimmsten Fall zu monetären Verlusten oder gar zur Missachtung von Arbeitszeitregelungen führen.

Bei einer erfolgreichen Arbeitszeiterfassung hingegen haben Sie die Möglichkeit genau zu bestimmen, wie es mit der Effizienz Ihrer Mitarbeiter steht und zugleich in welchen Bereichen Ihres Unternehmens Sie womöglich Anpassungen machen müssen.

Seit dem 13. September 2022 gibt es einen neuen Beschluss des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung. Dieser Beschluss besagt, dass der Arbeitgeber sich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten des Arbeitnehmers lückenlos aufzeichnen. Es muss demnach ein Weg im Unternehmen gefunden werden, die Arbeitszeiten effektiv zu dokumentieren, dabei ist es egal, ob sich der Mitarbeiter im Büro, im Home Office oder auf der anderen Seite der Welt aufhält.

Dieser Beschluss ist sehr wichtig, da nun jegliche Arbeitszeiten nachvollziehbar sind und so sicher gegangen werden kann, dass die Arbeitszeitregelungen eingehalten werden. Und zugleich ist es eine positive Veränderung für die Arbeitnehmer, welche so stetig einen Überblick über ihre Arbeitsstunden, Überstunden, Pausen und Urlaubstage behalten können. Dies sollen faire Arbeitsbedingungen sowie eine gute Work-Life-Balance der Arbeitnehmer unterstützen. Zuletzt bedeutet dies allerdings auch, dass viele Unternehmen ihre “alten” Wege der Dokumentation überarbeiten und neue, moderne Optionen wählen müssen.

Doch was bedeutet diese neue Veränderung für die Praxis am Arbeitsplatz? Das ist eine wichtige Frage, welche von Unternehmen zu Unternehmen anders beantworten werden kann. Fakt ist, die Arbeitszeiten bei Remote Mitarbeitern sowie Freelancern zu erfassen ist ein schwieriges Unterfangen. Statt Arbeitszeiten zu schätzen, die Pausen gar nicht zu dokumentieren und die Überstunden flexibel mit Urlaubstagen zu verrechnen, gilt nun eine präzise und fehlerfreie Dokumentation aller nötigen Informationen.

Besonders Unternehmen, die eine manuelle Arbeitszeiterfassung im Unternehmen etabliert haben, stehen nun vor einem großen Problem. Nicht nur bedarf die manuelle Arbeitszeiterfassung wahnsinnig viel Zeit und Mühen, sondern zugleich steigert sich dieser Arbeitsaufwand erheblich durch den neuen Beschluss und den gewünschten zusätzlichen Informationen. Doch das ist nicht alles, denn bei einer manuellen Arbeitszeiterfassung gibt es viel Raum Fehler zu machen. Sei es sich zu verzählen, Stunden zu vergessen oder Informationen zu verlieren.

Obwohl dieser Beschluss womöglich bei einigen Unternehmen zu gezwungenen Veränderungen führt, werden sich diese langfristig auszahlen. Nicht nur kreiert dieser Beschluss mehr Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sondern zugleich können diese Informationen in einer Analyse für die Effizienz und Produktivität des Unternehmens genutzt werden.

Stehen auch Sie nun vor der Frage nach dem “Wie?”, als Sie einen Blick auf den Beschluss des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung geworfen haben? Dann sind Sie nicht allein, doch eine elektronische Zeiterfassung mag die Lösung Ihres Problems sein. Vor allem, wenn Sie aktuell noch die Arbeitszeiten mit Stift und Papier erfassen, werden Sie von der elektronischen Zeiterfassung erheblich profitieren. Welche Vorteile hiermit einhergehen, zeigen wir Ihnen hier.

Einer der herausragenden Vorteile der elektronischen Zeiterfassung ist die präzise Erfassung von Arbeitszeiten. Moderne Zeiterfassungssysteme ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten minutengenau zu dokumentieren. Dies minimiert Fehler und Ungenauigkeiten, die bei manuellen Methoden häufig auftreten können. Eine genaue Zeiterfassung ist nicht nur fair für die Mitarbeiter, sondern auch wichtig für die korrekte Abrechnung von Arbeitsstunden und Überstunden.

“Zeit ist Geld” – Das Sprichwort kennt jeder Unternehmer! Wenn Sie aktuell die Arbeitszeiterfassung manuell umsetzen, dann wissen Sie ganz genau, wie zeitintensiv dieser Prozess ist. Das muss er allerdings nicht sein, denn die elektronische Zeiterfassung reduziert den Aufwand erheblich. Nicht nur erfolgt die Dokumentation mit nur wenigen Klicks, sondern zugleich kann eine elektronische Anwendung ganz einfach mit beispielsweise der Lohnbuchabrechnung verbunden werden. So können Sie die Verwaltung der Informationen ganz einfach automatisieren und so noch mehr Zeit sparen.

Jedes Unternehmen ist unterschiedlich, sei es bei der Größe, des Aufbaus, der Erwartungen, etc. Aus diesem Grund, sollte die digitale Lösung auch flexibel genutzt werden können, um sich dem Unternehmen anzupassen – genau das bieten elektronische Zeiterfassungssysteme! Beispielsweise können Sie hier Ihre gewünschten Arbeitszeitmodelle sowie Gleitzeit, Urlaubszeit, Projektzeiten oder auch Schichtarbeiten umsetzen.

Es gibt nicht nur den neuen Beschluss, wenn es um Arbeitszeiten geht, sondern zugleich wird gesetzlich vorgegeben, wie viele Urlaubstage ein Arbeitnehmer hat, wie viele Pausen eingehalten werden müssen, etc. Mit einer elektronischen Zeiterfassung haben Sie dies ideal im Überblick – und Ihr Arbeitnehmer auch. Der Arbeitnehmer kann, wann und wo er möchte, auf die Informationen zurückgreifen und so einen Überblick bewahren.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten eine sichere Datenhaltung und gewährleisten den Datenschutz sensibler Mitarbeiterdaten. Die Daten sind in der Regel verschlüsselt und durch Zugriffsbeschränkungen geschützt. Dies sorgt für eine sichere und vertrauenswürdige Datenverwaltung.

Die Umsetzung der elektronischen Arbeitszeiterfassung kann einfach und effizient erfolgen, beispielsweise durch die Nutzung von DigitalCheckIn. Mit dieser Lösung können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mithilfe einer App und einem QR-Code-Scan bequem nachweisen.

Egal ob im Büro, im Home Office oder auch auf der anderen Seite der Welt als Remote-Mitarbeiter – die Anwendung kann problemlos und flexibel abgerufen werden. Nicht nur haben Ihre Mitarbeiter so einen einfachen Weg, die Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden anzugeben, sondern zugleich werden alle Informationen dokumentiert, was das Risiko Fehler zu machen stark minimiert. Diese Informationen können auch in anderen Bereichen des Unternehmens transferiert werden, sodass beispielsweise die Buchhaltung automatisch alle Arbeitsstunden bei der Buchung berücksichtigen kann. In diesem Fall wird noch mehr Zeit und Arbeit gespart, was diese Anwendung zu einer hervorragenden Lösung für ein zukunftsorientiertes Unternehmen macht!